Brennerei Wild: Skalierung für saisonale Spitzenwerte

170 Jahre Familientradition in der Brennerei

Am westlichen Rand des malerischen Schwarzwalds liegt das historische Städtchen Gengenbach. Hier setzt die Familie Wild ihre lange Tradition in der Herstellung von hochwertigen Likören, Spirituosen und Wein fort.

Gegründet im Jahr 1855, ist die Wild Schwarzwald Brennerei & Weingut mit der Zeit gegangen und hat gleichzeitig ihr traditionelles Erbe bewahrt. Die Brennerei stellt nach wie vor Obstbrände her, eine regionale Spezialität, hat sich aber auch auf internationale Produkte wie Whisky, Gin, Rum und sogar einen alkoholfreien Aperitif spezialisiert. Seit 2015 betreibt das Unternehmen auch eine Weinkellerei, die erstklassige Weine herstellt.

In der Vorweihnachtszeit erlebt Wild Nachfragespitzen, sowohl in seinem Online-Shop als auch beim Verkauf auf den Weihnachtsmärkten in Deutschland. Um diese saisonalen Spitzen zu bewältigen, beschäftigt Wild regelmäßig eine große Anzahl von Aushilfskräften zusätzlich zu seinem Kernteam. Valentin Grimm, Leiter der Personalabteilung bei Wild, erklärt: „Im November und Dezember beschäftigen wir bis zu 500 Mitarbeiter, um die saisonale Nachfrage und den Personalbedarf auf den Weihnachtsmärkten zu decken. Das ist eine Größenordnung, in der wir unbedingt Software zur Unterstützung unserer HR-Prozesse brauchten.“

Unterstützung des Kernteams durch digitale HR-Prozesse

Die Saisonarbeit war zwar einer der Hauptgründe für Wild, eine neue HR-Lösung zu finden, aber flair bot dem Unternehmen auch eine Reihe anderer Möglichkeiten, seine HR-Prozesse zu überdenken. Vor der Nutzung von flair hatte Wild zentrale HR-Aufgaben wie Schichtplanung und Zeiterfassung in Excel-Tabellen verwaltet.

„Wir haben uns für flair entschieden, weil es einen 360-Grad-Ansatz bietet“, sagt Valentin. „Ich kann wirklich alles – Rekrutierung, Verträge, Zeiterfassung, Schichtplanung, Gehaltsabrechnung, Mitarbeiterentwicklung – in einem Tool verwalten. Das hat uns gereizt, denn je weniger Schnittstellen es gibt, desto besser funktioniert der gesamte Prozess. Außerdem war die Tatsache, dass flair auf Salesforce aufbaut, für uns eine Garantie für seine Qualität.“

Mit flair kann Wild alle Mitarbeiterunterlagen, Bescheinigungen und Lohnabrechnungen an einem Ort speichern. Das Team muss keine Gehaltsabrechnungen mehr ausdrucken, sondern kann stattdessen digitale Gehaltsabrechnungen verschicken, auf die im Employee Hub zugegriffen werden kann. Dadurch hat das HR-Team Zeit gespart. „Ich erstelle einfach getrennte Gehaltsabrechnungen für Mitarbeiter, die einen Lohn erhalten, und solche, die ein Gehalt bekommen“, erklärt Valentin. „Ich integriere alle Abwesenheiten und Datenänderungen, erstelle die Dokumente und schicke sie dann an unser Steuerbüro. Anstatt die Daten in verschiedenen Tabellenkalkulationen und gedruckten Dateien zu verstreuen, sind sie jetzt alle in flair zusammengefasst.“

Schnelles Einstellen und Onboarding von Aushilfskräften

Einer der größten Vorteile für Wild war die Nutzung von flair für die Einstellung und das Onboarding von Mitarbeitern für die Weihnachtszeit. Da jedes Jahr Hunderte von Aushilfskräften eingestellt werden, war es wichtig, einen effizienten Prozess zu haben.

Mit flair hat Wild eine neue Karriereseite eingerichtet, um seine offenen Stellen auszuschreiben. Da die Stellenausschreibungen direkt in das Salesforce-Backend von flair integriert sind, ist es jetzt einfacher, eingehende Bewerbungen und Kandidaten zu verwalten. Valentin erklärt: „Ich fand die Konfiguration der Karriereseite in der Recruiting-App von flair extrem intuitiv. Du wählst einfach Designelemente aus, lädst Text und Bilder hoch, und das Layout wird für dich erstellt. Das war wirklich einfach.“

Um die neuen Mitarbeiter auf die geschäftigen Weihnachtsmärkte vorzubereiten, nutzt Wild die Onboarding-Workflows von flair. Mit To-Do-Listen und Dateianhängen stellt Wild sicher, dass alle benötigten Informationen von den Mitarbeitern übermittelt werden und hilft den Markt-Mitarbeitern gleichzeitig, das umfangreiche Produktsortiment kennenzulernen und zu verstehen.

Intuitive, standortübergreifende Personaleinsatzplanung

flair hilft Wild auch bei der Verwaltung seiner saisonalen Arbeitskräfte auf Weihnachtsmärkten in ganz Deutschland. Da jeder Markt seine eigenen Öffnungszeiten hat und die Anzahl der Kunden je nach Tag stark schwanken kann, ist eine sorgfältige Schichtplanung erforderlich, um die Nachfrage effizient zu bewältigen.

Die Lösung, die Wild gefunden hat, besteht darin, jeden Marktstand als Geschäftsstandort in flair zu behandeln, was es dem Unternehmen ermöglicht, für jede Woche ein standortbezogenes Arbeitspensum zu erstellen. Wild fügt dann die Fähigkeiten, Präferenzen und die Verfügbarkeit jedes Mitarbeiters in die App ein und fasst so alle schichtrelevanten Informationen an einem Ort zusammen.

„Der Vorteil ist, dass ich alles auf einem Bildschirm sehen kann, wenn ich den Schichtplan erstelle“, sagt Valentin. „Ich weiß, an welchen Tagen ein Mitarbeiter arbeiten kann und wie hoch seine maximale Wochenarbeitszeit ist. Sobald ich den Plan veröffentliche oder eine Änderung vornehme, werden die Mitarbeiter automatisch benachrichtigt. Das funktioniert sehr gut.“

Die Integration von Zeiterfassung und Schichtplanung in einer Lösung hilft Wild auch dabei, die erfassten Arbeitszeiten zu überprüfen, egal wo die Beschäftigten arbeiten.

Zeitersparnis durch automatische Zeiterfassung

Mit flair können die Mitarbeiter von Wild ihre Arbeitszeit über den Browser oder die mobile App erfassen. Aber für einige Mitarbeiter, vor allem für diejenigen, die in den Produktionsstätten von Wild arbeiten und keinen Zugang zu einem PC am Arbeitsplatz haben, kann es leicht passieren, dass sie die Zeiterfassung vergessen. „Wir wollten unsere Zeiterfassung digitalisieren, ohne dass sie für die Beschäftigten eine Belastung darstellt“, sagt Valentin. „Wir mussten also eine Lösung finden, um die Arbeitszeit zuverlässig zu erfassen, ohne den Arbeitsalltag unserer Mitarbeiter zu stören.“

flair und Wild arbeiteten zusammen, um einen Salesforce-Flow zu erstellen, der die Arbeitszeiten automatisch erfasst, ohne dass die Mitarbeiter ein- oder ausstempeln müssen. Die Arbeitszeiten in den Produktionsstätten von Wild sind klar definiert und Abweichungen von diesem Zeitplan sind selten. Aus diesem Grund konnte die Lösung so konfiguriert werden, dass die geplanten Arbeitszeiten für bestimmte Mitarbeiter jeden Tag automatisch erfasst werden.

„Wenn jemand Überstunden macht, kann er uns das mitteilen. Wir aktualisieren dann den Zeiteintrag und vergüten die Überstunden“, sagt Valentin. „Ich muss meine Mitarbeiter nicht mehr daran erinnern, ihre Arbeitszeit zu erfassen. Das erspart mir viel Zeit und stellt gleichzeitig sicher, dass wir eine klare Aufzeichnung der Arbeitsstunden haben, um die Vorschriften einzuhalten.“

Die Einführung von flair bei Wild zeigt, wie auch traditionsreiche Unternehmen von modernem HR profitieren können. Wir freuen uns, sie auf dieser Reise zu begleiten.