Effiziente Verwaltung deiner Dokumente mit flair

Vorlagen mit dem Document Builder erstellen

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In der flair HR-App haben Nutzer:innen die Möglichkeit, Vorlagen für Dokumente zu erstellen, die in typischen HR-Verfahren verwendet werden, wie z. B. Referenzschreiben, Förderanträge und Beförderungsmitteilungen. Die Verwendung einer Vorlage stellt sicher, dass wichtige Dokumente in Bezug auf Formatierung, Ton und Inhalt einheitlich sind. Vorlagen können auch den Zeitaufwand für die Erstellung einzelner Briefe oder Dokumente erheblich reduzieren.

Personalverantwortliche oder Manager:innen können schnell die notwendigen Details wie den Namen der Mitarbeiter:innen, die Berufsbezeichnung, die Aufgaben und die Leistungen eintragen, ohne jedes Mal bei Null anfangen zu müssen.

Um den Document Builder zum Versenden eines Dokuments zu verwenden, musst Du zunächst eine Vorlage erstellen.

• Um zum Beispiel eine Vorlage für ein Arbeitszeugnis zu erstellen, gehst Du in der flair HR-App auf der Seite HR Admin zum Abschnitt Document Builder Templates. Du findest ihn unter der Überschrift Sonstiges.

• Klicke dann auf Neu und gib dem Dokument einen Namen. In diesem Fall erstellen wir eine Vorlage für ein Referenzschreiben.

• In dem neu erstellten Dokument kannst Du Abschnitte erstellen. Um einen neuen Abschnitt hinzuzufügen, klicke auf die Schaltfläche Neu.

• Jedem Abschnitt wird ein numerischer Wert zugewiesen, der sich nach der Position in der Vorlage richtet. In diesem Beispiel haben wir einen Einleitungsabschnitt mit der Nummer 1 erstellt, der Hauptteil des Briefes ist mit der Nummer 2 gekennzeichnet und die abschließende Unterschrift am Ende des Referenzschreibens ist Abschnitt 3.

• Verwende das Feld HelpText, um Hinweise oder Anleitungen zur Verwendung der Vorlage zu geben.

• In jedem Abschnitt kannst Du eine Reihe von Textvorlagen erstellen. In einem Referenzschreiben möchtest Du zum Beispiel verschiedene Sprachoptionen für die Einleitung anbieten oder Du brauchst eine alternative Unterschrift für bestimmte Personalmitarbeiter:innen.
• Um diese Textvorlagen zu erstellen, klickst Du auf einen Abschnitt, z. B. Einleitung. Wähle innerhalb des Abschnitts die Option Neu.

• Gib der Textvorlage einen Namen, füge den Text ein, der jedes Mal erscheinen soll, und klicke auf Speichern, um sie auf den richtigen Abschnitt anzuwenden. In diesem Fall haben wir uns dafür entschieden, eine Auswahl an Orts- und Sprachoptionen für unser Referenzschreiben Einleitung zu erstellen.

• To create a complete template with multiple text options, this process can be duplicated for each section using the Document Builder Templates feature.

Ein Dokument für eine:n bestimmte:n Mitarbeiter:in erstellen

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Wenn Du deine Vorlage auf der Seite Vorlagen für den Document Builder erstellt hast, gehst Du zum Document Builder und wählst deine Vorlage aus - zum Beispiel unsere Vorlage für das Arbeitszeugnis. Wenn Du die Document Builder Seite nicht finden kannst, klicke einfach auf die Registerkarte Mehr.

• Verwende die Suchleiste Option auswählen im Document Builder Tool. So kannst du die passende Vorlage für deine Bedürfnisse finden.
• Als Nächstes gibst du den/die Mitarbeiter:in an, für den/die das Dokument erstellt werden soll. Die Vorlage, die Du erstellt hast, wird dann angezeigt.

• Das (i)-Symbol über jedem Abschnitt zeigt den Hilfetext oder die Anweisung an, die du erstellt hast. In diesem Fall handelt es sich um eine Beschreibung des Zwecks der einzelnen Abschnitte des Referenzschreibens. Es ist jedoch möglich, Anweisungen für eine Vielzahl von Zwecken zu verwenden, z. B. um den genauen Text zu schreiben, der in einer Vorlage enthalten sein soll.

• Auf der linken Seite deines Bildschirms siehst Du auch die Textvorlagen, die mit der Document Builder-Vorlagenfunktion erstellt wurden. Wenn Du auf eine der Optionen klickst, erscheint sie in dem Dokument, das du versenden möchtest.

Wähle Exportieren und Dokument speichern, um das erstellte Dokument auf den/die gewünschte:n Mitarbeiter:in anzuwenden. In diesem Fall erhält Sun Yang dieses Referenzschreiben im Bereich Dokumente in seinem Employee Hub.

• Es gibt auch die Möglichkeit, eine PDF-Version herunterzuladen und eine Papierversion auszudrucken.

Zertifikate

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Zertifikate sind eine großartige Möglichkeit, bewährte Fähigkeiten innerhalb deines Unternehmens zu zeigen und weiterzugeben. Mit flair kannst Du sie ganz einfach erstellen und alle relevanten Informationen wie den/die Aussteller:in, das Ausstellungs- und Ablaufdatum hinzufügen. Du kannst auch Dokumente und Dateien anhängen.

Hinzufügen eines Zertifikats über das Employee Hub

Du kannst Zertifikate ganz einfach im Employee Hub erstellen und verwalten, unabhängig davon, ob Du ein:e Mitarbeiter:in oder ein:e Manager:in bist.

Hinzufügen von Zertifikaten als Mitarbeiter:in

Klicke im Employee Hub auf Meine Daten und wähle dann Zertifikate.

Um ein Zertifikat hinzuzufügen, klicke auf die Schaltfläche Neues Zertifikat.

Du kannst nun entweder einen Namen für dein Zertifikat erstellen oder einen Namen hinzufügen, der bereits von einem/einer anderen Mitarbeiter:in hinzugefügt wurde. Anschließend kannst Du den/die Aussteller:in des Zertifikats, das Ausstellungsdatum und ggf. das Ablaufdatum eingeben. Wenn das Zertifikat bereits ausgestellt wurde, kannst Du es als Datei hochladen oder eine Zertifikats-URL eingeben.

Klicke auf Zertifikat speichern und dein Zertifikat wird im Employee Hub angezeigt.

Verwalten und Hinzufügen von Zertifikaten als Manager:in

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Wähle Mein Team, wenn Du das Employee Hub im Managermodus anzeigst. Du kannst dann auf den/die Mitarbeiter:in klicken, dem Du ein Zertifikat hinzufügen möchtest. Klicke in der oberen Navigationsleiste auf Zertifikate, um die Zertifikate eines/einer Mitarbeiter:in zu verwalten.

Wenn Du auf Neues Zertifikat klickst, kannst Du einem/einer Mitarbeiter:in ein Zertifikat hinzufügen.

Du kannst nun entweder einen Namen für dein Zertifikat erstellen oder einen Namen hinzufügen, der bereits von einem/einer anderen Mitarbeiter:in hinzugefügt wurde. Anschließend kannst Du den Aussteller des Zertifikats, das Ausstellungsdatum und ggf. das Ablaufdatum eingeben. Wenn das Zertifikat bereits ausgestellt wurde, kannst Du es als Datei hochladen oder eine Zertifikats-URL eingeben.

Klicke auf Zertifikat speichern und dein Zertifikat wird in deinem Employee Hub angezeigt.

Zertifikate von Salesforce hinzufügen

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Du kannst für Mitarbeiter:innen auch über die flair HR-App in Salesforce Zertifikate hinzufügen. Suche dazu einfach eine:n Mitarbeiter:in über die Suchleiste oder über den Bereich Mitarbeiter:innen in der Navigationsleiste.

Sobald Du den/die Mitarbeiter:in gefunden hast, blättere zur Registerkarte Mitarbeiterzertifikate und klicke auf Neu. Dort kannst Du die Details des Zertifikats und einen Link zur URL des Zertifikats hinzufügen. Wenn Du fertig bist, klicke auf Speichern.

Kommentare zu Zertifikaten

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Im Rahmen der flair-Kommentarfunktion können Kolle:innen jetzt Sofortnachrichten, Dokumente, Weblinks und Emojis zu Zertifikaten senden.

Rufe dazu im Employee Hub über die Registerkarte Meine Daten den Bereich Zertifikate auf. Suche den Namen des Zertifikats, zu dem Du einen Kommentar abgeben möchtest, und klicke dann auf das Sprechblasensymbol.

Daraufhin öffnet sich ein Kommentarfeld, in dem Du eine Sofortnachricht an eine:n mit dem Zertifikat verbundenen Kolleg:in schreiben kannst.

Mobile Dokumentenverwaltung

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Manchmal möchtest Du vielleicht deinen Arbeitsvertrag oder eine Gehaltsabrechnung außerhalb der Arbeitszeiten einsehen. Die flair Mobile App bietet dir eine sichere Möglichkeit, dies zu tun.

Vom Startbildschirm der mobilen App aus kannst Du ein Dokument hochladen. Wähle einfach einen Namen und eine Dokumentenkategorie und klicke dann auf Datei hinzufügen.

Du kannst auch alle Dokumente, die Du erhalten hast, im Employee Hub einsehen. Tippe auf die Registerkarte "Meine Daten" unten rechts auf dem Bildschirm, und Du siehst deine letzten Gehaltsabrechnungsdokumente und alle Dokumente, die Du hochgeladen hast.