Verwalte die Lohnabrechnung mit flair

Die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung muss sorgfältig und genau durchgeführt werden. So kann sicher gestellt werden, dass alle Mitarbeiter:innen für ihre Arbeit die richtige Vergütung oder den richtigen Lohn erhalten.

Die Auszahlung von Geld oder Lohn an die Mitarbeiter wird als Lohnabrechnung bezeichnet. Für die Berechnung des Nettolohns der Mitarbeiter:innen werden erforderlichen Elemente wie Stundensatz, Steuerstatus, Versicherung und bezahlter Urlaub berücksichtigt.

flair ermöglicht es den Anwender:innen, all diese wichtigen Informationen in übersichtlichen Dokumenten zusammenzustellen. Die Dokumente können dann exportiert und z. B. an eine:n Buchhalter:in geschickt werden, der/die die Unternehmensfinanzen verwaltet.

Ein Zahltag ist die geplante Zeit oder der Tag, an dem die Gelder für den/die Mitarbeiter:in freigegeben werden. Für die meisten Unternehmen ist dies in der Regel derselbe Tag pro Woche oder Monat. Je nach Land können die Gehälter der Mitarbeiter:innen unterschiedlichen Regeln, Vorschriften und Steuern unterliegen.

Mit flair kannst du direkt in Salesforce ganz einfach Lohnabrechnungsdaten erfassen und Zahlungsbedingungen festlegen. Hier siehst Du die wichtigsten Funkionen:

Erstellen einer Gehaltsabrechnung

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Eine sorgfältige Lohnabrechnung ist ein wichtiger Schritt beim Auszahlen der Gehälter an die Mitarbeiter:innen. Woher weißt Du, wie viel Du deinen Mitarbeiter:innen in diesem Monat zahlen musst? Hier kommen Daten ins Spiel: wie viel verdient jede:r Mitarbeiter:in, wie viele Stunden hat er/sie in dem jeweiligen Monat gearbeitet, welchen Zeitraum hat diese Zahlung abgedeckt, welchen Steuerstatus hat er/sie, wurde unbezahlter Urlaub genommen. Aus diesen Informationen muss eine übersichtliche Liste erstellt werden.

Diese Liste wird als Lohnabrechnung bezeichnet. Die Verwaltung dieser Informationen passiert direkt in flair.

Mit flair kannst Du diese Liste organisieren, überprüfen und später die Informationen an eine:n Steuerberater:in oder eine externe App exportieren, die Steuern und Versicherungen darauf anwendet.

• Wähle zunächst die Registerkarte Gehaltsabrechnungen in Salesforce
• Klicke anschließend auf Neu, um mit der Anpassung des letzten Gehaltsabrechnungslaufs zu beginnen. Füge Details wie Name, Gehaltsabrechnung Ort, Startdatum und Enddatum hinzu. Klicke Speichern, um die Neue Gehaltsabrechnung zu erstellen.
• In diesem Beispiel möchtest du eine Firmenabrechnung für einen bestimmten Monat, hier im September, erstellen.

• Sobald dieser erstellt ist, kannst Du damit beginnen, die wichtigsten Informationen und Daten zusammenzustellen, die für den Zahlungsvorgang erforderlich sind. Ordne beispielsweise bestimmte Mitarbeiter:innen der Gehaltsabrechnung zu und füge Angaben zum Stundenlohn oder zum Steuerstatus hinzu.
• Da Steuern oft länderspezifisch sind, berechnet flair die Steuerabzüge nicht automatisch. Stattdessen erleichtert die Plattform die Erstellung von Dokumenten, die von einem/einer Buchhalter:in oder einer Steueranwendung verwendet werden können, um den Nettolohn nach Abzügen zu berechnen.

Einrichten neuer Abrechnungsgebiete

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Die Seite Gehaltsabrechnungsgebiete hilft uns bei der Auswahl von Mitarbeiter:innen für jedes Zahlungsgebiet und bei der Konfiguration von Dokumenten während der Gehaltsabrechnung. Dein Unternehmen und deine Mitarbeiter:innen können zum Beispiel in mehreren Ländern tätig sein.

Jeder Abrechnungslauf sollte Mitarbeiter:innen aus einem einzigen Gebiet enthalten. Mit Gehaltsabrechnungsgebietekannst Du dies tun.

• Navigiere auf der Salesforce HR-Seite zur Registerkarte Gebiet der Gehaltsabrechnung in der oberen Menüleiste.
• Wähle Neu, um mit der Erstellung eines Gehaltsabrechnungsgebiets zu beginnen. Du möchtest zum Beispiel eine Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter:innen in Deutschland erstellen.

• Nach der Einrichtung kannst Du auf der Seite Mitarbeiter beginnen, Mitarbeiter:innen einem bestimmten Gehaltsabrechnungsgebiet zuzuordnen.
• Wenn ein:e Mitarbeiter:in später nicht auf der Seite Gehaltsabrechnungen angezeigt wird, musst Du sicherstellen, dass er/sie dem richtigen Gehaltsabrechnungsgebiet zugewiesen wurde.

Wie man den Status der Gehaltsabrechnung auf “ausstehend” umkehrt

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Schauen wir uns einmal an, wie wir den Status der Gehaltsabrechnung von Abgeschlossen auf Ausstehend ändern können, wenn es notwendig ist eine Statusmeldung rückgängig zu machen.

• Rufe in der flair HR-App in Salesforce den entsprechenden Abrechnungsverlauf auf.
• Für eine sehr einfache Lösung kannst Du das Tool Salesforce Inspector als Chrome-Erweiterung runterladen.
• Klicke im Menü des Salesforce Insepector-Tools auf die Option Alle Daten anzeigen.

• Suche als Nächstes in den Daten nach dem Feld Abgeschlossen am. In diesem Fall ändern wir den Field API Namen in: flair_Completed_At2_c
• Entferne den Wert im Feld Erledigt am und klicke auf Speichern.

• Kehre zum Abrechnungssatz zurück. Nun kannst Du zu einem früheren Schritt zurückkehren.

Eine weitere Möglichkeit, den Status der Gehaltsabrechnung ohne das Salesforce Inspector-Tool zu ändern, ist die Verwendung der Developer Console in Salesforce. Und so funktionier es:

• Öffne die Developer Console über die Registerkarte Salesforce-Einstellungen in der flair HR-App.

• Als nächstes navigiere zum Query Editor Abschnitt.

• Zwei Codes sind im nächsten Schritt wichtig: der Field-API-Name der Abrechnung von vorhin: flair__Completed_At2__c und die Beschreibung des Abrechnungslauf, die in der URL der Seite zu finden ist: flair__Payroll_Run__c

• Gebe die folgende Abfrage in den Abschnitt Query Editor ein: Wähle ID, Name, flair_Completed_At2_c von flair_Payroll_Run_c
• Klicke dann auf Ausführen.

• Entferne den Datumswert im Feld Abgeschlossen am.

• Speichere die Änderungen und beende die Developer Console.

  Wenn Du die oben beschriebenen Schritte befolgst, kannst Du den Status der Gehaltsabrechnung erfolgreich auf Ausstehende Genehmigung zurücksetzen, auch wenn sie als abgeschlossen markiert wurde. Bitte beachte, dass diese Methoden die Verwendung des Saleforce Inspector-Tools oder der Developer Console erfordern.

  Wie Du die Developer Console für neue Benutzer:innen aktivieren kannst, erfährst Du im flair Developer Hub.

Abrechnungsdokumente erstellen

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Du kannst auch direkt in der HR App im Tab Abrechnungsläufe Dokumente für die Abrechnung erstellen.

In dem bereits erstellten Abrechnungslauf siehst Du auf der rechten Seite des Bildschirms die Registerkarte Dokumente. Über die Schaltfläche Erstellen kannst Du verschiedene Arten von Dokumenten erstellen, darunter auch Gehaltsabrechnungen.

• Durch die Auswahl von Mitarbeiter:innen in der Gehaltsabrechnung kannst Du eine Zusammenfassung der Zahlungen für diese Mitarbeiter:innen erstellen. Diese Methode kann auch zur Erstellung von Gehaltsabrechnungen verwendet werden.

  Außerdem kannst Du weitere Dokumente hochladen und sie zu den erstellten Dateien hinzufügen

DATEV Integration

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DATEV ist mit über einer halben Million Kund:innen einer der führenden Anbieter von Steuer- und Lohnabrechnungssoftware in Deutschland. Auf vielfachen Wunsch bieten wir eine direkte Integration zu DATEV an, die dir hilft, deine Lohnbuchhaltung zu vereinfachen.

So integrierst Du flair mit DATEV

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Die DATEV-Integration kannst Du in Sekundenschnelle einrichten. Öffne zunächst die flair HR-App und gehe auf die Seite HR-Admin. Klicke unter dem Reiter Integrationen auf DATEV. Wähle dann ein Abrechnungsgebiet aus und klicke auf Verbinden über Integrationsdienst.

Erteile flair nun Zugriff auf dein DATEV-Konto. Gib deine Berater-ID und deine Mandanten-ID ein und melde dich in deinem DATEV-Konto an, um die Verbindung einzurichten. Klicke abschließend auf Aktivieren, um die Integration in deiner flair HR-App zu nutzen.

Wie Du die DATEV-Integration nutzt

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Sobald Du die Integration aktiviert hast, siehst Du ein Integrationsfeld, wenn Du eine Lohnabrechnung in flair HR anschaust. Du hast zwei Optionen: Mitarbeiterdaten synchronisieren und Gehaltsabrechnungsdaten synchronisieren.

Wenn Du auf Mitarbeiterdaten synchronisieren klickst, werden alle Datenänderungen an DATEV gesendet. Dies ist wichtig, wenn sich Mitarbeiterdaten wie Adresse, IBAN oder Gehalt geändert haben.

Über die Schaltfläche Abrechnungsdaten synchronisieren werden die Daten der aktuellen Abrechnung an DATEV gesendet. Du musst diese Daten mit DATEV abgleichen, wenn einem/einer Mitarbeiter:in während der Abrechnung manuell eine Vergütung hinzugefügt wurde oder wenn du Mitarbeiter:innen hast, die auf Basis der geleisteten Arbeitszeit bezahlt werden.

Unsere Integration importiert derzeit Lohndaten direkt in DATEV LODAS. Wenn Du DATEV Lohn & Gehalt nutzt, kann unsere Integration automatisch ASCII-Dateien erzeugen, die Du schnell und einfach selbst in DATEV importieren kannst.