Krankmeldung und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Krankmeldung, Krankschreibung oder sich einen gelben Schein holen. All diese Bezeichnungen umfassen ein und dasselbe Thema: Arbeitsunfähigkeitbescheinigungen, die man als Arbeitnehmer:in beim/bei der Arbeitgeber:in im Krankheitsfall vorlegen muss. Warum ein ärztliches Attest so wichtig ist und was von Arbeitgeber- sowie Arbeitnehmerseite zu beachten ist, haben wir für dich hier einmal zusammengefasst.  

Die Krankmeldung ist für den/die Arbeitnehmer:in ein Nachweis, dass er/sie nicht dazu im Stande ist, seine Arbeitsleistung zu erfüllen. Die Krankmeldung wird unmittelbar fällig, sobald ein Arbeitnehmer krank ist. In welcher Form diese zu erfolgen hat und wann eine ärztliche Bescheinigung notwendig wird, klären wir im Folgenden. So viel jedoch vorab: Es besteht eine unmittelbare Anzeigepflicht dem/der Arbeitgeber:in gegenüber. Dies gilt sowohl für ein nicht Erscheinen können im Büro, als auch für die Arbeit im Homeoffice. Durch die Corona-Pandemie haben sich einige Prozesse verändert und mussten von heute auf morgen moderner gestaltet werden, damit der Coronavirus sich nicht weiter verbreitet.

Einhaltung notwendiger Formalia für die Krankmeldung

Gesetzlich gibt es für die reine Krankmeldung zunächst einmal keine genaueren Spezifikationen. Generell kann man sich per Telefon, per E-Mail, durch Bescheid geben in Form von physischer Anwesenheit oder über eine:n Kolleg:in. Von Unternehmensseite können jedoch spezielle Formvorschriften zur Krankmeldung gefordert sein. Diese können sich an verschiedenen Faktoren orientieren, wie der Größe der Firma, verschiedenen Standorten, hybrider oder Remote-Arbeit, oder aber auch der Unternehmensalltag, der beispielsweise das Überprüfen von E-Mails nicht unmittelbar zulässt.

Hier kann beispielsweise gefordert werden, dass Krankmeldungen nur per Telefon an den/die Vorgesetzte:n überbracht werden dürfen. Auf der anderen Seite gibt es auch 100% Remote Unternehmen, die keinen Kontakt über Telefon haben. Hier kann die Krankmeldung auf elektronischem Weg in verschiedenen Formen erfolgen. Egal, ob es eine Nachricht an den/die Verantwortliche:n per Messenger wie Slack oder WhatsApp ist oder ob es eine E-Mail ist. Ein möglichst reibungsloser Ablauf soll für das Unternehmen auf jeden Fall sichergestellt sein, weshalb sich die Anforderungen unternehmensspezifisch unterscheiden können.

Wenn irgendwie möglich, solltest Du dich als Arbeitnehmer:in vor Arbeitsbeginn mit deinem/deiner Arbeitgeber:in in Verbindung setzen, sodass sich keiner Sorgen macht und gegebenen Falls noch ein Ersatz für deinen Aufgabenbereich gefunden werden kann. Die Krankmeldung erfolgt somit nach den von Arbeitgeberseite festgesetzten Wegen. Die Krankschreibung hingegen, erfolgt durch eine:n Arzt/Ärztin. Als Faustregel gilt: Du solltest, sobald Du dich nicht im Stande fühlst zu arbeiten, deinen Arbeitgeber unverzüglich informieren, sodass eine Entgeltfortzahlung gewährleistet ist.

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: wann ist diese fällig?

Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, auch AU-Bescheinigung genannt, ist nicht gleich ab dem ersten Tag notwendig. Es kommt hier auf Regelungen im Tarifvertrag oder im Arbeitsvertrag an. Wenn hier keine Regelungen zu der Thematik enthalten sind, gilt das Entgeltfortzahlungsgesetz. Danach dürfen Arbeitnehmer:innen offiziell 3 Tage zu Hause bleiben ohne eine Krankmeldung, am vierten Tag wird eine Krankmeldung benötigt. Danach müssen Arztpraxen aufgesucht werden und man kommt um einen Arztbesuch nicht herum.

Im Rahmen der Corona Pandemie gab oder gibt es auch jetzt noch das Angebot, dass man einen positiven PCR-Test an seinen Arzt/ seine Ärztin sendet und man so nicht die Arztpraxis aufsuchen muss, aber trotzdem ein ärztliches Attest erhält. Auch wenn die voraussichtliche Dauer der Krankheit nicht feststeht, sollte am ersten Krankheitstag eine ungefähre Einschätzung vorgenommen werden über die Kalendertage, die es voraussichtlich bis zur Rückkehr bedarf, damit man als Arbeitgeber:in auch bestmöglich auf die Situation reagieren kann. Warum ist eine Krankmeldung darüber hinaus so wichtig? Eine lückenlose Dokumentation der Krankheitstage ist essenziell für eine Lohnfortzahlung durch Krankengeld, sowie zur Aufrechterhaltung deiner Versicherungsansprüche.

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erklärt:

Das Buzzwort “elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung”, kurz EAU, hat spätestens seit dem 1. Januar 2023 jeder schonmal gehört. Es geht darum, dass Arztpraxen von nun an die Krankschreibung sowohl für gesetzlich Krankenversicherte als auch für Privatversicherte digital an die entsprechende Versicherung weiterleiten und danach die Daten digital für den/die Arbeitgeber:in bereitstehen. Arbeitnehmerinnen müssen somit nicht mehr in Papierform die AU dem/der Arbeitgeber:in vorlegen.

Das EAU-Verfahren berücksichtigt zeitgemäße Veränderungen der Arbeitswelt wie den vereinfachten Ablauf für beispielsweise Remote-Arbeit. Ein physischer Krankenschein wird hier nicht mehr ausgestellt. Alle Infos hierzu nochmal im Überblick:

• Arbeitgeber:innen müssen die AU digital bei den Krankenkassen des/der Arbeitnehmer:in abrufen.
• Ärzt:innen müssen die AU nur noch auf Wunsch des/der Arbeitnehmer:in ausdrucken und sind nicht mehr gesetzlich verpflichtet die AU beim/bei der Arbeitgeber:in vorzulegen. Die Pflicht den/die Arbeitgeber:in über die Krankmeldung zu informieren, besteht weiterhin.
• Arbeitgeber:innen können die AU direkt bei der Krankenkasse über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungs-Programm abrufen.

Ausnahmen hiervon bilden:
• Krankheit eines Kindes (Kinderkrankengeld)
• Privat versicherte Beschäftigte
• AU-Bescheinigungen aus dem Ausland

Gründe für häufige Krankmeldung

Es gibt viele Gründe für häufige Krankmeldungen, einige davon sind:

1. Stress und Burnout: Arbeitsbedingter Stress kann zu körperlichen und emotionalen Problemen führen, was wiederum Ursache für vermehrt auftretende Krankmeldung sein kann.
2. Mangelnde Arbeitszufriedenheit: Mangelnde Zufriedenheit mit Arbeitsbedingungen oder zwischenmenschliche Probleme mit Kolleg:innen können auch zu häufigen Krankmeldungen führen.
3. Überarbeitung: Ein hoher Arbeitsdruck kann schnell zur Überlastung Überlastung führen, die schnell auch in Krankheit münden kann.
4. Gesundheitliche Probleme: Einige Gesundheitsprobleme können dazu führen, dass Menschen häufiger krank werden, z.B. chronische Erkrankungen, Rückenschmerzen usw.
5. Persönliche Probleme: Persönliche Probleme wie Familienangelegenheiten, finanzielle Sorgen oder Beziehungsprobleme können auch zu häufigen Krankmeldungen führen.
6. Kind krank Sonderregelung: Wenn das Kind krank ist, hat man als Arbeitnehmer:in Anspruch auf freie Tage. Für diese gibt es dann jedoch kein Gehalt, sondern Kinderkrankengeld.
7. Fehlende Motivation: Es ist wichtig, dass Mitarbeiter:innen den Sinn in ihrer Arbeit erkennen. Wenn das nicht gegeben ist, kann es sich schnell demotivierend auswirken. Auch die Ungleichbehandlung von Mitarbeiter:innen kann Grund für schnell schwindende Motivation sein.

Es ist wichtig, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter unterstützen, um eine gesunde Arbeitsumgebung zu schaffen und Krankmeldungen zu vermeiden. Für das geistige Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter:innen ist Unternehmen zu raten, viel Wert auf die Employee Experience zu legen. Die Etablierung fängt bereits mit einer guten, fest verankerten Unternehmenskultur an.

Ausnahmen von allgemeinen Regelungen

Auch Minijobber können sich krankmelden, indem sie ihre:n Arbeitgeber:in telefonisch oder schriftlich über ihre Krankheit informieren. Es ist wichtig, dass sie ihre Krankheit möglichst frühzeitig melden und gegebenenfalls eine ärztliche Bescheinigung vorlegen.

Im Urlaub krank geworden? Was passiert mit den Urlaubstagen? Wenn man während eines Urlaubs krank wird, sollte der/die Arbeitgeber:in informiert werden, sofern man seinen Urlaub nicht für die Krankheitstage opfern möchte. In der Regel musst Du innerhalb von drei Tagen eine Krankmeldung vorlegen, die von einem Arzt ausgestellt wurde. Es ist wichtig, dass die Krankmeldung die Art der Krankheit und den Zeitraum angibt, für den der/die Arbeitnehmer:in krankgeschrieben ist. Wenn Du im Ausland krank wirst, musst Du eine Krankmeldung in der Landessprache oder in Englisch vorlegen, damit der/die Arbeitgeber:in sie verstehen kann.

Was kann man als Arbeitgeber:in tun, um häufige Krankmeldungen zu vermeiden?

Es gibt einige Stellschrauben, an denen man als Arbeitgeber:in drehen kann, um häufige Krankmeldungen zu vermeiden:

Eine gesunde Arbeitsumgebung schaffen: Dazu kann gehören, den Arbeitsplatz sicher und gesund zu gestalten, ergonomische Arbeitsbedingungen zu schaffen und den Zugang zu Gesundheits- und Wellness-Programmen zu erleichtern. Das kann im Rahmen vom Corporate Benefits sein, die den Zugang zu Sportmöglichkeiten erleichtern. Es kann aber auch ein Budget sein, dass der/die Arbeitgeber:in frei setzt, damit die Mitarbeiter:innen sich einen ordentlichen Homeoffice Arbeitsplatz einrichten.

Eine positive Arbeitskultur fördern: Durch gezielte Förderung einer positiven Arbeitskultur kann die Motivation und das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen gestärkt werden, was zu einer verringerten Krankenstandrate beiträgt.

Flexible Arbeitsbedingungen anbieten: Flexible Arbeitsbedingungen, wie beispielsweise Teilzeitarbeit oder Home-Office-Optionen, können den Stress und die Überlastung der Mitarbeiter:innen verringern. Die Wahl zwischen Büro und Home-Office allein, kann die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen nachweislich steigern. Auch die Work-Life-Balance profitiert davon, wenn Mitarbeiter:innen ihre Arbeit von zu Hause aus erledigen können und zudem freier in der Zeiteinteilung sind. Durch die freie Zeiteinteilung kann man produktive Phasen fokussiert nutzen und so die Leistung steigern, was wiederum maßgeblich zum Unternehmenserfolg beitragen kann.

Regelmäßige Gesundheitschecks: Ein regelmäßiger Gesundheitscheck kann ein frühzeitiges Erkennen von Gesundheitsproblemen ermöglichen, die sonst zu Krankheit und Fehlzeiten führen könnten. Hier kann man als Arbeitgeber:in seine Mitarbeiter:innen gezielt erinnern oder auch selbst Angebote offerieren.

Effektives Zeitmanagement und effiziente Arbeitsprozesse: Überforderung und Stress sind oft die Ursache für Krankheit. Durch gezieltes Zeitmanagement und effiziente Arbeitsprozesse kann ein:e Arbeitgeber:in diese Faktoren verringern. Softwarelösungen können helfen, Prozesse strukturierter anzugehen, Aufgaben zu delegieren und dabei den Zeitfaktor im Auge zu behalten. flair setzt hier beispielsweise mit der Möglichkeit zur digitalen sowie physischen Zeiterfassung an. Wenn nötig können auch für verschiedene Kund:innen Zeitbudgets zugeteilt werden und mit der flair Zeiterfassung dokumentiert werden.

Regelmäßiges Feedback: Auch Feedback kann helfen, dass Arbeitgeber:innen frühzeitig negative Tendenzen bei Mitarbeiter:innen wahrnehmen können und diesen entgegenwirken. Besonders bei 100% Remote-Arbeit kann der Feedbackprozess schnell mal in den Hintergrund rücken. flair verfügt über verschiedene Funktionen, die genau hier ansetzen: Zum einen gibt es die Smiley Check-Ins. Diese können im Employee Hub bei jedem/jeder Mitarbeiter:in eingestellt werden, um Stimmungsbilder auch über einen längeren Zeitraum zu erhalten.

Außerdem kann mit flair ein regelmäßiger digitaler Feedbackprozess aufgesetzt werden, sowie die Formulierung und Vereinbarung von Zielen. Dies kann wiederum im nächsten Feedbackprozess als Gesprächsgrundlage dienen.

Besonderheiten bei Langzeit-Erkrankungen

Bei langzeitkranken Mitarbeiter:innen besteht für den/die Arbeitgeber:in Handlungsbedarf. Es gibt diverse Wiedereingliederungsmaßnahmen, die zu beachten sind. Wichtig ist beispielsweise, dass der/die Arbeitgeber:in die Kommunikation fördert: Eine regelmäßige Kommunikation mit dem/der langzeitkranken Mitarbeiter:in kann dazu beitragen, dessen/deren Situation besser zu verstehen und ihm/ihr gegebenenfalls Unterstützung anzubieten. In stetigem Austausch bleiben ist hier das A und O. Der/die Mitarbeiter:in sollte sich verstanden fühlen und Unterstützung erfahren, damit er/sie sich ermutigt fühlt, langsam wieder in den Job zurückzukehren.

In manchen Fällen sind gezielte Rehabilitationsmaßnahmen notwendig. Hier kann der/die Arbeitgeber:in den/die Mitarbeiter:in unterstützen, indem der Zugang zu Rehabilitationsmaßnahmen ermöglicht wird. Ein weiterer wichtiger Punkt sind Anpassungen am Arbeitsplatz: Mögliche Anpassungen am Arbeitsplatz, wie z.B. ergonomische Veränderungen, können den langzeitkranken Mitarbeiter:innen bei seiner/ihrer Rückkehr unterstützen.

Regelmäßige Überprüfung der Arbeitsbelastung sind notwendig, um frühzeitig Veränderungsbedarf zu identifizieren und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Diese können dazu beitragen, den/die langzeitkranke:n Mitarbeiter:in bei seiner/ihrer Rückkehr in den Arbeitsalltag zu unterstützen. In schweren Fällen oder besonders langen Abwesenheiten kann man als Arbeitgeber:in mit dem/der langzeitkranken Mitarbeiter:in besprechen, ob alternative Lösungen, wie z.B. Teilzeitarbeit oder eine Änderung des Aufgabenbereichs, in Frage kommen.

Es ist wichtig, dass ein Arbeitgeber verantwortungsvoll handelt und sich an geltendes Recht und betriebliche Vereinbarungen hält, wenn es um langzeitkranke Mitarbeiter:innen geht.

Fazit

Bei der Krankmeldung sind sowohl von Arbeitgeberseite, als auch auf Seiten der Arbeitnehmer:innen einige formale Punkte zu beachten. Spezielle Anforderungen können zudem vertraglich geregelt werden und betriebsspezifische Gegebenheiten berücksichtigen.

Für Arbeitnehmer:innen bedeutet eine Krankmeldung, dass sie sich Zeit nehmen können, um sich richtig zu erholen und wieder gesund zu werden. Für Arbeitgeber:innen ist es wichtig, die Krankenstandrate zu überwachen und Maßnahmen zu ergreifen, um häufige Krankmeldungen zu vermeiden. Es gilt aber auch hier wie bei vielen anderen Problematiken bereits im Vorfeld von Arbeitgeberseite anzusetzen und alles mögliche zu tun, um Fehlzeiten möglichst gering zu halten.

Es ist wichtig, dass sowohl Arbeitnehmer:innen als auch Arbeitgeber:innen ihre Rechte und Pflichten kennen und sich an die geltenden Gesetze und Vorschriften halten. Dies kann dazu beitragen, dass Krankmeldungen transparent und fair verlaufen und dass eine angemessene Unterstützung für langzeitkranken Mitarbeiter:innen bereitgestellt wird.

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