Krankmeldung: Pflichten, Fristen und eAU – der Leitfaden für Arbeitgeber und Beschäftigte

Kurz gesagt: Beschäftigte müssen dem Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen, in der Regel vor Arbeitsbeginn am ersten Krankheitstag (§ 5 Abs. 1 EFZG). Dauert die Krankheit länger als drei Kalendertage, muss sie spätestens am darauffolgenden Arbeitstag ärztlich festgestellt sein. Der Arbeitgeber darf das auch ab dem ersten Tag verlangen. Bei gesetzlich Versicherten ruft er die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung seit 2023 elektronisch bei der Krankenkasse ab (eAU).

Krankmeldung und Krankschreibung: zwei verschiedene Pflichten

Im Alltag werden die Begriffe oft vermischt. Rechtlich sind es zwei getrennte Pflichten:

	Krankmeldung (Anzeigepflicht)	Krankschreibung (Nachweispflicht)
Was?	Mitteilung an den Arbeitgeber, dass und wie lange man voraussichtlich ausfällt	Ärztliche Feststellung der Arbeitsunfähigkeit
Wann?	Unverzüglich, ab dem ersten Tag	Wenn die Krankheit länger als drei Kalendertage dauert, oder früher auf Verlangen
Wie?	Formfrei: Anruf, E-Mail, App, Messenger, wenn im Betrieb üblich	Arztpraxis stellt die AU fest; bei gesetzlich Versicherten als eAU
Rechtsgrundlage	§ 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG	§ 5 Abs. 1 Satz 2 und 3, Abs. 1a EFZG

Die Krankmeldung: unverzüglich und mit voraussichtlicher Dauer

„Unverzüglich“ heißt ohne schuldhaftes Zögern. Wer morgens krank aufwacht, meldet sich vor Arbeitsbeginn oder so früh wie möglich. Die Meldung geht an die Stelle, die der Arbeitgeber dafür bestimmt hat, etwa die Führungskraft oder HR.

• Inhalt: die Tatsache der Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer. Die Diagnose muss niemand nennen.
• Form: Das Gesetz schreibt keine Form vor. Der Arbeitgeber kann einen festen Meldeweg vorgeben, zum Beispiel über die HR-App. Bei Betriebsrat ist das mitbestimmungspflichtig.
• Verlängerung: Dauert die Krankheit länger als zunächst gemeldet, muss auch das unverzüglich mitgeteilt werden.
• Im Ausland: Wer im Ausland erkrankt, meldet sich auf dem schnellsten Weg und gibt die Adresse am Aufenthaltsort an. Die Kosten der Mitteilung trägt der Arbeitgeber (§ 5 Abs. 2 EFZG).

Die ärztliche Feststellung: ab Tag 4 oder früher

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, muss sie spätestens am darauffolgenden Arbeitstag ärztlich festgestellt sein. Wochenenden und Feiertage zählen als Kalendertage mit. Wer am Freitag erkrankt und am Montag noch krank ist, braucht also am Montag eine Feststellung.

Früheres Attest: Der Arbeitgeber ist berechtigt, die ärztliche Bescheinigung früher zu verlangen, auch ab dem ersten Tag (§ 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG). Einen besonderen Grund braucht er dafür nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts nicht (BAG, 14.11.2012, 5 AZR 886/11). Eine generelle Regel für alle Beschäftigten ist bei Betriebsrat mitbestimmungspflichtig.

Die eAU: Was sich für Arbeitgeber geändert hat

Seit 2023 müssen gesetzlich Versicherte keinen gelben Schein mehr abgeben. Sie sind verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeit zu den genannten Zeitpunkten ärztlich feststellen zu lassen (§ 5 Abs. 1a EFZG). Die Arztpraxis übermittelt die Daten an die Krankenkasse, der Arbeitgeber ruft sie dort elektronisch ab. Er erfährt Beginn, voraussichtliches Ende, ob es eine Erst- oder Folgebescheinigung ist und ob ein Arbeitsunfall vorliegt, aber nie die Diagnose.

Papier bleibt bei Privatversicherten, bei Minijobs im Privathaushalt, bei Ärzten ohne Kassenzulassung und bei Krankschreibungen im Ausland. Wie der Abruf technisch läuft, steht im Beitrag Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU).

Wichtig: Die eAU ersetzt die Nachweispflicht, nicht die Krankmeldung. Beschäftigte müssen sich weiterhin selbst beim Arbeitgeber melden. Ohne Meldung weiß der Arbeitgeber gar nicht, dass er eine eAU abrufen muss.

Telefonische Krankschreibung: Stand Oktober 2026

Seit Dezember 2023 können Arztpraxen eine Arbeitsunfähigkeit nach der Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie auch telefonisch feststellen: für bekannte Patienten, ohne schwere Symptome und zunächst für höchstens fünf Kalendertage. Der Koalitionsausschuss hat im Juli 2026 beschlossen, die telefonische Krankschreibung abzuschaffen und eine ärztliche Bescheinigung ab dem ersten Krankheitstag zur Regel zu machen. Ein Gesetz dazu gibt es noch nicht. Bis dahin gelten die bisherigen Regeln.

Rückwirkende Krankschreibung

Eine Rückdatierung ist nur in engen Grenzen möglich, in der Regel bis zu drei Tage. Wer erst spät zum Arzt geht, riskiert eine Lücke im Nachweis. Details im Beitrag Rückwirkende Krankschreibung.

Was passiert, wenn die Krankmeldung fehlt?

• Leistungsverweigerungsrecht: Solange die nötige ärztliche Bescheinigung fehlt, darf der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung zurückhalten (§ 7 EFZG). Wird der Nachweis nachgereicht, muss er nachzahlen. Bei gesetzlich Versicherten gilt das entsprechend, wenn die Arbeitsunfähigkeit nicht rechtzeitig festgestellt wurde.
• Abmahnung: Wer sich nicht oder verspätet meldet, verletzt eine Nebenpflicht. Das kann eine Abmahnung und im Wiederholungsfall eine Kündigung rechtfertigen.
• Kein Lohnverlust bei Unverschulden: Hat die beschäftigte Person die Verspätung nicht zu vertreten, etwa wegen eines Unfalls, bleibt der Anspruch bestehen (§ 7 Abs. 2 EFZG).

Lohnfortzahlung, Krankengeld und Sonderfälle

• Entgeltfortzahlung: bis zu sechs Wochen je Krankheit, sobald das Arbeitsverhältnis vier Wochen besteht (§ 3 EFZG). Mehr unter Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.
• Danach Krankengeld von der Krankenkasse, siehe Krankengeld nach 6 Wochen.
• Krank im Urlaub: Ärztlich nachgewiesene Krankheitstage werden nicht auf den Urlaub angerechnet. Siehe Krank im Urlaub.
• Kind krank: Das ist keine eigene Arbeitsunfähigkeit, sondern ein Freistellungsanspruch nach § 45 SGB V. 2026 gibt es Kinderkrankengeld für bis zu 15 Arbeitstage je Kind, für Alleinerziehende 30. Mehr unter Kind krank.

Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit

Eine ordnungsgemäße AU-Bescheinigung hat einen hohen Beweiswert. Arbeitgeber können ihn aber erschüttern, wenn sie konkrete Umstände vortragen. Das Bundesarbeitsgericht hat das etwa angenommen, als eine Arbeitnehmerin am Tag ihrer Eigenkündigung eine AU vorlegte, die passgenau die gesamte Kündigungsfrist abdeckte (BAG, 08.09.2021, 5 AZR 149/21). Außerdem kann der Arbeitgeber bei der Krankenkasse eine gutachterliche Stellungnahme des Medizinischen Dienstes verlangen (§ 275 Abs. 1a SGB V). Wer trotz Krankmeldung arbeiten möchte, findet die Regeln unter Arbeiten mit Krankmeldung.

Checkliste für HR

1. Meldeweg festlegen und kommunizieren (Ansprechperson, Uhrzeit, Kanal).
2. Regel zur AU ab Tag 1 klären: generell, im Einzelfall oder gar nicht.
3. eAU zeitnah abrufen und Fehlzeiten dokumentieren, ohne Diagnosen zu speichern.
4. Sechs-Wochen-Fristen je Krankheit überwachen und Übergang zum Krankengeld vorbereiten.
5. Bei mehr als sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit in zwölf Monaten ein BEM anbieten.

Beispiel: Krankmeldung über ein Wochenende

Eine Mitarbeiterin wacht am Donnerstag mit Fieber auf. Sie schreibt um 7:30 Uhr über die HR-App, dass sie voraussichtlich bis Freitag ausfällt. Am Montag ist sie noch krank und geht zum Arzt, der die Arbeitsunfähigkeit bis Mittwoch feststellt. Donnerstag bis Sonntag sind vier Kalendertage, die Feststellung am Montag ist also rechtzeitig. Sie meldet die Verlängerung am Montagmorgen, HR ruft am Dienstag die eAU bei der Krankenkasse ab. Die Entgeltfortzahlung läuft ohne Unterbrechung.

Mit der Abwesenheitsverwaltung von flair melden sich Mitarbeitende per App krank. Führungskraft und Vertretung werden automatisch informiert, und HR sieht im Kalender, für welche Tage noch eine eAU abzurufen ist. Die Fehlzeiten fließen direkt in die Lohnabrechnung.

Häufige Fragen

Bis wann muss ich mich krankmelden?

Unverzüglich, also so früh wie möglich und in der Regel vor Arbeitsbeginn am ersten Krankheitstag. Eine feste Uhrzeit nennt das Gesetz nicht, der Arbeitgeber kann aber einen Meldeweg vorgeben.

Muss ich dem Arbeitgeber sagen, was ich habe?

Nein. Mitteilen musst du nur, dass du arbeitsunfähig bist und wie lange voraussichtlich. Auch die eAU enthält für den Arbeitgeber keine Diagnose.

Ab wann brauche ich eine Krankschreibung?

Wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert, spätestens am darauffolgenden Arbeitstag. Der Arbeitgeber darf sie auch ab dem ersten Tag verlangen.

Darf ich mich per WhatsApp krankmelden?

Ja, wenn der Arbeitgeber diesen Weg akzeptiert oder er im Betrieb üblich ist. Hat der Arbeitgeber einen bestimmten Meldeweg vorgegeben, gilt dieser.

Muss ich die eAU noch selbst beim Arbeitgeber abgeben?

Als gesetzlich Versicherte oder Versicherter nein. Du musst dich aber weiterhin krankmelden. Privatversicherte reichen die Bescheinigung wie bisher selbst ein.

Gibt es die telefonische Krankschreibung noch?

Ja, Stand Oktober 2026. Die Koalition hat ihre Abschaffung beschlossen, ein Gesetz dazu liegt aber noch nicht vor.

Weiterlesen im HR-Lexikon

• eAU: elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
• Rückwirkende Krankschreibung
• Ärztliches Attest
• Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
• Alle Begriffe im HR-Lexikon

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Abweichende Regelungen in Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung gehen vor. Stand: Oktober 2026.