Lohnbuchführung - Definition, Aufgaben und Umsetzung

Die Lohnbuchhaltung (engl. Payroll) ist ein zentraler Aspekt im Personalwesen eines Unternehmens und beinhaltet sämtliche Tätigkeiten rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dabei gewährleistet sie, dass alle Mitarbeitenden korrekt und rechtzeitig entlohnt werden. Zudem hat diese Abteilung wesentliche Funktionen, welche über die bloße Lohnberechnung hinausgehen.

Einige der Hauptaufgaben der Lohnbuchhaltung umfassen die Pflege der Personalstammdaten, die Führung und Pflege von Jahreslohnkonten sowie die Meldung von sozialversicherungsrechtlichen An- und Abmeldungen der Mitarbeitenden. Darüber hinaus trägt die Lohnbuchhaltung die Verantwortung für die Erfüllung der Meldepflichten während und nach der Beschäftigung und für die Sicherung der Wertguthaben.

Für die erfolgreiche Umsetzung der Lohnbuchhaltung ist es entscheidend, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden und die Buchhaltung transparent und nachvollziehbar bleibt. In diesem Kontext spielen die Erstellung von Buchungsbelegen für die Finanzbuchhaltung und die Einhaltung der Meldepflichten eine große Rolle. Somit ist die Lohnbuchhaltung ein unverzichtbarer Bestandteil der betrieblichen Organisation und trägt maßgeblich zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei.

Definition der Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung ist ein Teilbereich der Betriebsbuchhaltung und befasst sich mit der Erfassung, Abrechnung und Verbuchung von Arbeitsentgelten. Sie ist für den Großteil aller Unternehmen verpflichtend und umfasst die Verwaltung von Löhnen und Gehältern der Mitarbeitenden innerhalb eines Unternehmens.

Die Hauptaufgaben der Lohnbuchhaltung sind die Erstellung von Gehaltsabrechnungen und Lohnabrechnungen, einschließlich der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge und der Lohnsteuer für alle Mitarbeitende. Sie umfasst auch die Pflege von Mitarbeiterstammdaten, z. B. persönliche Informationen, Arbeitsverträge und Lohnklassen.

Ein weiterer zentraler Bestandteil der Lohnbuchhaltung ist die Führung von Lohnkonten. Jede/r Mitarbeitende besitzt ein Lohnkonto, in dem alle lohnrelevanten Daten wie Grundgehalt, Zuschläge, Abzüge und steuerliche Freibeträge gespeichert und verwaltet werden. Diese Informationen werden verwendet, um Lohn- und Gehaltsabrechnungen für jede/n Mitarbeitende individuell zu generieren.

Darüber hinaus ist die Lohnbuchhaltung auch für arbeitsrechtliche Meldepflichten verantwortlich. Dazu gehören die Meldung an die Krankenkassen, die Sozialversicherungsträger und das Finanzamt. Die korrekte Erfassung und Abführung der Sozialversicherungsbeiträge und der Lohnsteuer sind entscheidende Faktoren, um rechtliche Konsequenzen und Bußgelder zu vermeiden.

Schließlich ist auch die Zusammenarbeit mit der Finanzbuchhaltung ein wichtiges Element der Lohnbuchhaltung. Die erstellten Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie die entrichteten Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuern müssen korrekt in der Finanzbuchhaltung verbucht werden. Zum einen ermöglicht dies die korrekte Ermittlung der Unternehmenskosten, zum anderen wird dadurch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der finanziellen Vorgänge im Unternehmen für externe Prüfer, wie etwa das Finanzamt, gewährleistet.

Die Lohnbuchhaltung ist somit ein wirtschaftlich und rechtlich bedeutender Bereich innerhalb des Unternehmens und trägt maßgeblich zur Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben und zum reibungslosen Ablauf des Geschäftsbetriebs bei.

Aufbau und Zuständigkeiten der Lohnbuchhaltung

In der Lohnbuchhaltung ist es wichtig, die Arbeitsverträge und Personalstammdaten aller Mitarbeitenden zu verwalten. Dazu gehören Name und Anschrift, Geburtsdatum, Steueridentifikationsnummer, Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer und der Beginn der Beschäftigung. Diese Daten sind notwendig für die korrekte Abrechnung von Löhnen und Gehältern. Denn in Deutschland steht jeder Mitarbeitende eines gewerblichen Unternehmens nach der Gewerbeordnung (GewO) ein Nachweis über das Gehalt in Euro zu.

Aufgaben der Lohnbuchhaltung

Die Hauptaufgaben der Lohnbuchhaltung liegen in der Pflege von Mitarbeiterstammdaten, in der Führung der Lohnkonten sowie Lohnlisten und in der rechtlich korrekten Entgeltabrechnung. Dies schließt ein, die Abgaben für die Sozialversicherung und die Lohnsteuer bzw. den Lohnsteuerabzug korrekt zu berechnen und an Krankenkassen sowie Finanzamt abzuführen.

Individuelle Lohnkonten müssen folgende Informationen enthalten:

• Stammdaten der Mitarbeitenden
• Lohnsteuerklasse
• eventuelle Freibeträge
• Arbeitslohn (Barlohn, Sachbezüge)
• Angaben zum Tag der Lohnauszahlung
• Abrechnungszeitraum der Lohnauszahlung
• einzelne Komponenten des Lohns (aufgeschlüsselt)
• Bescheinigungen zum Lohnsteuerabzug

§ 41 im Einkommensteuergesetz bzw. § 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV) legen rechtlich fest, welche Angaben erforderlich sind.

Weitere Aufgaben sind außerdem das Anlegen und Führen der Mitarbeiter-Lohnkonten, die Sozialversicherungsrechtliche An- und Abmeldung der Mitarbeiter:innen, alle Meldepflichten während der Beschäftigung sowie die Meldepflichten bei Beschäftigungsende und die Pflichten der Lohnbuchhaltung zum Jahresende.

Ein weiterer wichtiger Teil der Lohnbuchhaltung ist die Lohnsteuer-Anmeldung und die Kommunikation mit den Sozialversicherungsträgern. Bei der Lohnsteuer-Anmeldung muss die Lohnbuchhaltung die einbehaltenen Lohnsteuern für jede/n Mitarbeiter:in an das zuständige Finanzamt melden. Zusätzlich müssen die Beitragsnachweise für die Sozialversicherungsträger, wie Krankenkassen und Rentenversicherungen, erstellt und fristgerecht, auch an die Statistikämter, übermittelt werden. Diese Prozesse müssen regelmäßig und in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften durchgeführt werden, um mögliche Strafen und Nachzahlungen zu vermeiden. Außerdem stellt die Lohnbuchhaltung die Nachweise für die Berufsgenossenschaft bereit.

Umsetzung der Lohnbuchhaltung

Die Umsetzung der Lohnbuchhaltung beginnt mit der Erfassung von Buchungsbelegen und der Verarbeitung von Mitarbeiterdaten. Personalstammdaten, wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Steuerklasse und Sozialversicherungsnummer, sind für die korrekte Abrechnung von Löhnen und Gehältern unerlässlich. Dazu können Unternehmen unterschiedliche Tools und Software verwenden, um Datenerfassung und -verarbeitung effizient zu gestalten.

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Die Entgeltabrechnung ist ein zentraler Bestandteil der Lohnbuchhaltung. Bei der Berechnung der Löhne und Gehälter werden sowohl gesetzliche als auch freiwillige Abzüge berücksichtigt, um den Brutto- und Nettolohn eines/einer Mitarbeitenden für die betreffende Periode zu ermitteln. Zu den gesetzlichen Abzügen zählen beispielsweise Steuern, Sozialversicherungsbeiträge und Pfändungen, während freiwillige Abzüge unter anderem Betriebsrenten und Vermögenswirksame Leistungen umfassen können.

Die Lohnbuchhaltung ist auch für die ordnungsgemäße Erfassung und Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen zuständig. Dabei muss das Unternehmen die geltenden Regelungen des Sozialversicherungsrechts beachten, um korrekte Beiträge für Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung zu ermitteln und an die zuständigen Träger abzuführen.

Die korrekte Umsetzung der Lohnbuchhaltung stellt somit sicher, dass Unternehmen ihren arbeitsrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Pflichten nachkommen, während sie gleichzeitig für eine transparente und korrekte Abrechnung der Löhne und Gehälter ihrer Mitarbeiter:innen sorgen.

Zusätzliche Aspekte der Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung muss sich um die administrative Arbeit kümmern, die mit der Einstellung neuer Mitarbeitender und der Abmeldung von Mitarbeitenden verbunden ist. Dazu gehört die Erfassung und Pflege der Stammdaten neuer Mitarbeitender, ein schriftlicher Arbeitsvertrag sowie die Kontaktaufnahme mit der Krankenkasse, um die Sozialversicherungsnummer des/der neuen Mitarbeitender bzw. diese direkt von dem/der Arbeitnehmenden selbst anzufordern. Im Falle von Abmeldungen müssen die Personalabteilungen fristgerecht die Krankenkassen und andere beteiligte Institutionen über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses informieren.

Lohnzahlung und Lohnsteueraußenprüfung

Die Lohnbuchhaltung ist dafür verantwortlich, die monatliche Lohnzahlung abzuwickeln. Dazu gehören die Berechnung von Entgeltbestandteilen wie Überstunden und Zulagen, die korrekte Anwendung von Steuertarifen und die Beachtung gesetzlicher Abzüge. Eine sehr wichtige Aufgabe der Lohnbuchhaltung besteht darin, die Lohnsteuerabzüge korrekt zu kalkulieren und an das Finanzamt abzuführen.

Darüber hinaus muss die Lohnbuchhaltung für Lohnsteueraußenprüfungen bzw. Betriebsprüfung gerüstet sein. Bei dieser Prüfung wird vom Finanzamt überprüft, ob die Lohnbuchhaltung korrekt und vollständig geführt wird und ob alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Dazu zählen die ordnungsgemäße Führung von Lohnkonten, die Aufbewahrung von Unterlagen, die Meldung von Änderungen und die fristgerechte Abführung der Lohnsteuer.

Aber nicht nur das Finanzamt kann die Lohnbuchhaltung auf ihre Korrektheit überprüfen. Die Rentenversicherungsträger (bzw. die deutsche Rentenversicherung) sind ebenfalls in der Lage eine Sozialversicherungsprüfung sowie eine Betriebsprüfung zur Unfallversicherung durchzuführen.

Manche Unternehmen, insbesondere kleinere Firmen, haben nicht immer eine eigene Personalabteilung oder eine interne Lohnbuchhaltung. In solchen Fällen kann es vorteilhaft sein, externe Dienstleister für die Erledigung der Lohnbuchhaltung zu beauftragen. Hierbei übernehmen die externen Dienstleister alle relevanten Aufgaben, wie die Lohnabrechnungen, die Pflege der Personalstammdaten und auch die Korrespondenz mit den Sozialversicherungsträgern und Finanzämtern. So können sich die kleineren Unternehmen auf ihr Kerngeschäft fokussieren und benötigen keine eigene Abteilung für die Lohnbuchhaltung.

Kosten von Lohnbuchhaltung

Die Kosten der Lohnbuchhaltung sind stark davon abhängig welche Methode Du für dein Unternehmen gewählt hast. Eine Kalkulation mit einer klassischen Excel-Tabelle ist dabei die kostengünstigste Variante. Hierfür fallen höchstwahrscheinlich nur die Aufwandskosten durch die Arbeitszeit der Mitarbeitenden an. Nachteil dieser Methode ist jedoch, dass sie besonders aufwendig ist, die Fehlerquote höher liegt und viel Zeit beansprucht.

Etwas kostenintensiver wird es, wenn die Lohnbuchführung extern übertragen wird. Bei einem/einer Steuerberater:in beruht die Kostenkalkulation häufig auf der Anzahl der Mitarbeitenden.

Letztendlich gibt es noch die Option die Lohnbuchführung über eine Lohnsoftware zu managen, wie z.B. DATEV. Hierbei werden durch die Automatisierung Fehler minimiert und der Zugriff auf die Dokumente wird vereinfacht. Zudem werden die Softwares mit regelmäßigen Updates an die aktuellsten Gegebenheiten angepasst, wie z.B. Gesetzte und rechtliche Vorgaben. Kommt für dein Unternehmen eine Lohnsoftware in Frage sollte nicht nur der Kostenpunkt bei der Auswahl entscheidend sein. Überlege weitere Aspekte die besonders wichtig sind und die die Software mitbringen sollte. Wie sollte der Datenschutz aussehen? Wie wichtig ist der Support und wie weitreichend sollte dieser sein? Kann die Software intuitiv bedient werden oder sind Schulungen notwendig?

Viele Softwares bieten eine Testversion oder eine geführte Demo an, mit der Du dir bereits einen Einblick in das Programm geben lassen kannst.

Fazit

Die Lohnbuchhaltung ist ein wichtiger Bereich der Betriebsbuchhaltung, der für die Erfassung, Abrechnung und Buchung von Arbeitsentgelten zuständig ist. Sie umfasst nicht nur die Abwicklung von Lohnzahlungen, sondern geht weit darüber hinaus, indem sie auch gesetzliche und freiwillige Abzüge sowie arbeitsrechtliche Meldepflichten berücksichtigt.

In der Lohnbuchhaltung müssen mehrere Aufgaben bewältigt werden. Dazu gehören die Pflege der Stammdaten der Mitarbeitenden, das Führen der Jahreslohnkonten und das Erstellen von Lohnsteueranmeldungen, Krankenkassen-Beitragsnachweisen und DEÜV-Meldungen. Die korrekte Durchführung dieser Aufgaben gewährleistet eine reibungslose Abwicklung der Lohn- und Gehaltszahlungen in Unternehmen.

Die Umsetzung der Lohnbuchhaltung kann unterschiedliche Formen annehmen, je nachdem, ob sie intern oder extern verwaltet wird. Eine interne Lohnbuchhaltung wird vom Unternehmen selbst durchgeführt, während die externe Lohnbuchhaltung meist von spezialisierten Dienstleistern oder Steuerberatern übernommen wird. In beiden Fällen ist es von entscheidender Bedeutung, dass alle relevanten gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften korrekt befolgt werden.

Die Lohnbuchhaltung erfordert Fachwissen, Genauigkeit und Kenntnisse über aktuelle Gesetze (wie z.B. dem Lohnsteuerrecht) und Vorschriften. Durch eine effiziente und sorgfältige Lohnbuchhaltung können Unternehmen sicherstellen, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnungen korrekt durchgeführt werden und die gesetzlichen Meldepflichten erfüllt sind. Dabei sollte ebenfalls darauf geachtet werden, ob das Engelt in Stundenlohn oder Jahreslohn berechnet wird. Dies trägt nicht nur zur Einhaltung von Vorschriften bei, sondern auch zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden und zur Aufrechterhaltung eines guten Arbeitsumfelds.

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Disclaimer:

flair übernimmt für die rechtliche Stimmigkeit keine Konsequenzen. Der Inhalt dieses Artikels dient lediglich dem Informationszweck und kann nicht mit einer Rechtsberatung gleichgestellt werden. Unser Angebot ist ohne Gewähr auf die Richtigkeit und Vollständigkeit der genannten Inhalte.

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