Beheer van bedrijfsintegratie

Business Integration Management (BEM) is sinds 2004 vastgelegd in de Duitse wet en is verplicht voor werkgevers (Sectie 167 (2) SGB IX). Het is bedoeld om de inzetbaarheid van werknemers te behouden als ze langer dan zes weken niet kunnen werken en maakt daarom deel uit van het bedrijfsgezondheidsmanagement (OHM). Het doel is om de arbeidsgeschiktheid te bevorderen en de baan veilig te stellen door zo snel mogelijk weer aan het werk te gaan. Het gebruik van een gestructureerd proces en systematische procedures zijn cruciaal voor het succes van de BEM.

In verschillende steden, zoals München, Keulen en Hamburg, hebben bedrijven en instellingen verschillende BEM-structuren en -processen ontwikkeld. Er is echter geen universele oplossing, omdat de eisen en toepassingsmogelijkheden van bedrijf tot bedrijf kunnen verschillen. Veel Duitse instellingen, zoals Duitse pensioenverzekering, bieden aanbevelingen voor maatregelen om bedrijven te ondersteunen bij de invoering en implementatie van BEM. Het onderwerp is voortdurend actueel en houdt de meeste bedrijven van tijd tot tijd bezig.

De BEM verloopt volgens een systematisch proces dat gewoonlijk de volgende stappen omvat:

1. De identificatie van de betrokken werknemers
2. De formele uitnodiging voor de BEM-bijeenkomst (eerste bijeenkomst)
3. De voorbereiding en uitvoering van de BEM-bijeenkomst
4. Het opstellen van een individueel integratieplan
5. De uitvoering van de maatregelen
6. De evaluatie van het integratieproces.

Bij elke stap moet de gegevensbescherming van de betrokken werknemers in acht worden genomen en moet de implementatie in nauwe samenwerking met de werknemers plaatsvinden.

Proces van bedrijfsintegratiemanagement

BEM is een meerfasenproces, waarvan de verschillende fasen tijdens de implementatie moeten worden geobserveerd en strategisch moeten worden uitgevoerd en vooraf moeten worden gedefinieerd voor het eigen bedrijf.

Het BEM-gesprek is een centraal onderdeel van bedrijfsintegratiemanagement. Tijdens dit gesprek worden werknemers die binnen een jaar meer dan zes weken afwezig zijn geweest, geïnformeerd over BEM. Transparantie in het proces en gegevensbescherming zijn van groot belang. Het is belangrijk dat de betrokken personen voldoende worden geïnformeerd en hun toestemming geven voor de BEM-procedure.

Een gestructureerd proces en systematische procedures zijn nuttig bij het implementeren van de BEM-procedure. Dit omvat het vroegtijdig plannen en implementeren van maatregelen om de arbeidsgeschiktheid van getroffenen te behouden en te voorkomen dat ze weer arbeidsongeschikt worden. Een succesvolle implementatie is afhankelijk van planning, een goed doordachte implementatie en een positieve dialoog. Het is vooral belangrijk om in te spelen op de individuele behoeften van de getroffenen. De werknemer heeft recht op medezeggenschap in het hele proces.

Tijdens het BEM-proces worden verschillende gegevens verzameld om de situatie en behoeften van de betrokken werknemers vast te leggen en oplossingen te ontwikkelen. De bescherming van persoonsgegevens is hierbij van het grootste belang. De gegevens die tijdens het proces worden verzameld, moeten transparant worden gepresenteerd en begrijpelijk zijn voor de betrokkenen. Bedrijven moeten ook aandacht besteden aan de implementatie van de GDPR met betrekking tot de gebruikte gegevens.

Het gebruik van deze gegevens dient om de individuele behoeften en vereisten van de betrokken werknemers beter te begrijpen en om maatregelen op maat te kunnen ontwikkelen. Naleving van de regelgeving inzake gegevensbescherming garandeert dat de verzamelde gegevens vertrouwelijk worden behandeld en alleen worden gebruikt voor het doel van de BEM.

Re-integratie vs. geleidelijke re-integratie

Re-integratie na afwezigheid is een belangrijk proces om werknemers terug te laten keren op de arbeidsmarkt zonder ze direct te overbelasten. Het doel van re-integratie is om de getroffen werknemers geleidelijk weer volledig aan het werk te krijgen in hun vorige of een andere functie, zodat ze met succes kunnen re-integreren in het beroepsleven.

In deze context wordt stapsgewijze re-integratie gebruikt als onderdeel van bedrijfsre-integratiemanagement, met name in het geval van langdurige ziekte. In dit geval vindt de terugkeer naar volledig werk plaats in verschillende opeenvolgende stappen om de werknemer niet te veel te belasten of te overbelasten. Deze procedure kan worden gebruikt als onderdeel van het wettelijk voorgeschreven bedrijfsintegratiemanagement bij ziektegerelateerde afwezigheden van meer dan zes weken binnen een jaar. Als een werknemer bijvoorbeeld de status van ernstig arbeidsongeschikte heeft gekregen, hebben zijn/haar gezondheid en veiligheid de hoogste prioriteit. Uiteraard is de re-integratie van ernstig arbeidsongeschikten anders dan die van mensen die slechts zes weken ziek zijn geweest.

Stapsgewijze re-integratie begint op basis van een individueel re-integratieplan, waarin wordt bepaald in welke mate en in welke stappen de werknemer weer aan het werk kan. Dit vereist nauwe samenwerking tussen de werkgever, de werknemer en de betrokken sociale verzekeringsinstanties (bijv. ziektekosten- of pensioenverzekering). In het plan wordt vastgelegd welke activiteiten de werknemer wanneer en in welke mate kan hervatten, waarbij ook rekening wordt gehouden met de beoordeling van de behandelend artsen.

Het is goed mogelijk dat de arbeidsmogelijkheden van werknemers die deelnemen aan het re-integratieproces variëren en afhankelijk zijn van het type en de ernst van de ziekte en de voortgang van het herstel. Een realistische beoordeling wordt regelmatig geverifieerd, zodat het proces precies kan worden aangepast aan de behoeften en eisen van de werknemer. Het is vooral belangrijk om rekening te houden met de veerkracht en het prestatievermogen van de werknemer en deze dienovereenkomstig te vergroten zonder het herstel in gevaar te brengen.

De partijen die betrokken zijn bij de BEM

Verschillende partijen zijn betrokken bij het re-integratieproces. Naast het BEM-team, dat het operationele integratiemanagement plant en uitvoert, is meestal ook de personeelsraad betrokken, indien beschikbaar, evenals het vertegenwoordigingsorgaan voor ernstig gehandicapte werknemers. De belangrijkste taak van de BEM-functionarissen is het coördineren en organiseren van het hele proces, inclusief de identificatie van mogelijke oorzaken van arbeidsongeschiktheid. Deze moeten vervolgens leiden tot de BEM-aanbiedingen voor de werknemer(s). Het is belangrijk dat de leden van het team ook vertrouwenspersonen zijn voor de werknemers, aangezien het onderwerp BEM vaak nauw verbonden is met hun persoonlijke lot.

De personeelsraad speelt ook een belangrijke rol in het BEM-proces als vertegenwoordiger van de belangen van de werknemers. De raad heeft het recht om betrokken en geraadpleegd te worden bij alle zaken die betrekking hebben op het integratiemanagement van het bedrijf. Dit houdt onder meer in dat hij wordt geïnformeerd over het opstarten van een BEM-procedure, deelneemt aan BEM-vergaderingen en helpt bij het ontwikkelen van voorgestelde oplossingen voor re-integratie.

Het vertegenwoordigend orgaan voor ernstig gehandicapte werknemers wordt bij het proces betrokken als het gaat om de belangen van ernstig gehandicapte werknemers of werknemers met een gelijkwaardige status. Het moet worden betrokken bij alle maatregelen die direct verband houden met de beroepsintegratie van deze werknemers en heeft het recht om te worden geraadpleegd. Het is zijn taak om ervoor te zorgen dat er voldoende rekening wordt gehouden met de belangen van de betrokken werknemers en dat de randvoorwaarden voor een succesvolle re-integratie worden gecreëerd.

Het federale arbeidsgerechtshof stelt in ieder geval dat werkgevers verplicht zijn het initiatief voor BEM te nemen als de werknemer langer dan 6 weken achtereen of in de loop van het jaar ziek is geweest.

Werkhulpen en organisatie

Bij het implementeren van de BEM is het cruciaal om systematische procedures en werkhulpen beschikbaar te hebben. De AOK biedt werkgevers bijvoorbeeld praktische werkhulpen voor de BEM om te downloaden, die helpen bij het organiseren en succesvol implementeren van het proces.

Een gestructureerd proces is essentieel voor een succesvolle implementatie van de BEM-procedure. De planning en uitvoering van de processen vormen de basis voor succesvolle integratiemaatregelen. De volgende stappen moeten in acht worden genomen:

• Eenduidige communicatie over de doelstellingen en voordelen van BEM voor werknemers en het bedrijf
• Sensitieve en respectvolle dialoog
• Actieve betrokkenheid van de betrokkene bij het besluitvormingsproces
• Samenwerking met interne en externe belanghebbenden (bijv. bedrijfsarts, sociale verzekeringsmaatschappij).

Ziekteontslag

Ziekteontslag is een ontslag om persoonlijke redenen dat wordt gegeven vanwege ziekte en de daaruit voortvloeiende gevolgen voor het bedrijf. De wettelijke basis van de BEM is ook van invloed op ontslag wegens ziekte, aangezien een werkgever voorafgaand aan een dergelijk ontslag al een BEM moet hebben geïnitieerd en uitgevoerd.

Opgemerkt moet worden dat alle opties voor re-integratie en behoud van de arbeidsgeschiktheid van de werknemer moeten worden onderzocht en uitgeput als onderdeel van de BEM. Ontslag wegens ziekte mag alleen als laatste redmiddel worden overwogen als de BEM geen oplossing heeft gevonden voor de voortzetting van het dienstverband van de werknemer.

Integratie en inzetbaarheid

In dit hoofdstuk kijken we naar de rol van het integratiebureau en de voortzetting van het dienstverband in het kader van bedrijfsintegratiemanagement (BEM) om de inzetbaarheid van werknemers te behouden en te bevorderen.

Integratiebureau

Het integratiebureau is een centraal aanspreekpunt voor werkgevers en werknemers als het gaat om de implementatie van integratiemanagement op de werkplek. Het biedt ondersteuning bij de coördinatie en begeleiding van deze trajecten om de inzetbaarheid van werknemers te behouden en te bevorderen. De taken van het Integratiebureau omvatten:

• Advisering van bedrijven en werknemers over de uitvoering van BEM-maatregelen
• Financiële ondersteuning bij de reorganisatie van werkplekken om deze geschikt te maken voor gehandicapten
• Bemiddeling bij preventie- en rehabilitatiemaatregelen om de inzetbaarheid te behouden of te herstellen

Het doel van BEM: Doorwerken

Het doorwerken van langdurig zieke werknemers is een centrale doelstelling van het bedrijfsintegratiemanagement. Om dit te bereiken, moeten de volgende maatregelen worden overwogen:

• Aanpassing van de arbeidsomstandigheden aan de gezondheidsbeperkingen
• Reorganisatie van de werkplek om de werkomgeving toegankelijker en veiliger te maken voor de werknemer
• Kwalificatiemaatregelen en bijscholingsaanbod om de vaardigheden van de betrokkenen uit te breiden en flexibeler in te zetten
• Met instemming van de betrokkene: Geleidelijke re-integratie na een langere ziekteperiode om de werknemer zorgvuldig en duurzaam te re-integreren in het arbeidsproces

Door middel van deze maatregelen kunnen zowel het integratiebureau als de werkgevers de inzetbaarheid en integratie van werknemers bevorderen en zorgen voor een succesvolle terugkeer naar het werk op de lange termijn.

Software voor re-integratie

Net als op veel andere HR-gebieden kan een softwareoplossing zoals flair ook worden gebruikt voor re-integratie. Aan de ene kant kunnen tijden worden gedeclasseerd en vastgelegd in het systeem, zodat de werknemer wordt beschermd tegen direct weer te veel werken. De flair-software maakt het ook mogelijk om een herinnering voor pauzes in te stellen.

Werkstromen kunnen ook worden gedefinieerd, beheerd en ingesteld voor werknemers. Dit kan vooral handig zijn als er nieuwe werkgebieden moeten worden ontwikkeld omdat de oude taken bijvoorbeeld niet meer kunnen worden uitgevoerd vanwege een lichamelijke beperking.

Daarnaast kunnen digitaal vastgelegde doelafspraken en het bijhouden van de voortgang worden gebruikt om te zien hoe goed de medewerker omgaat met de geplande werklast. Bij BEM is het essentieel om de geplande implementatie voortdurend te valideren en aan te passen aan de behoeften van de werknemer. Dit is een continu proces dat meerdere keren moet worden herhaald tijdens de implementatie van de volledige BEM.

Met de HR allround software flair kan het digitale personeelsdossier worden ingezien door relevante betrokkenen. Dit maakt veel zaken eenvoudiger, met name voor het plannen en uitvoeren van gepersonaliseerde maatregelen.

Conclusie

Bedrijfsre-integratiemanagement kan een effectief hulpmiddel zijn om werknemers na een lange periode van ziekte weer te laten terugkeren in hun dagelijkse werk. Software kan veel processen binnen BEM ondersteunen, vereenvoudigen en optimaliseren. Er zijn een aantal richtlijnen, wetten en regels die moeten worden nageleefd tijdens de implementatie, daarom moeten werkgevers zich hiervan op de hoogte stellen en juridisch advies inwinnen als ze twijfelen.

Free demo

The only HR Software without Limitations

Book a demo