Digitale Personalakte Software 2026: 6 Tools im Vergleich

Kurz gesagt: Für die digitale Personalakte gibt es zwei Arten von Software. HR-Suiten wie flair, Personio, Factorial oder HiBob führen die Akte direkt am Mitarbeiterdatensatz, zusammen mit Abwesenheiten, Zeiterfassung und Self-Service. Dokumentenmanagement-Systeme wie d.velop oder DocuWare sind auf Archivierung, Fristen und Workflows rund um Dokumente spezialisiert und werden oft neben einer HR-Software oder einem ERP betrieben. Welche Art passt, hängt davon ab, ob du vor allem Dokumente archivieren oder HR-Prozesse digitalisieren willst.

Was eine Software für die digitale Personalakte können sollte

• Fein steuerbare Zugriffsrechte: Wer darf welches Dokument sehen? Gehaltsnachweise, Abmahnungen oder Gesundheitsdaten brauchen engere Regeln als ein Arbeitsvertrag. Die DSGVO verlangt, dass nur befugte Personen Zugriff haben.
• Nachvollziehbare Historie: Änderungen an Stammdaten und Dokumenten sollten protokolliert werden, damit du später belegen kannst, wer wann was geändert hat.
• Aufbewahrungs- und Löschfristen: Personalunterlagen unterliegen unterschiedlichen Fristen. Die Software sollte helfen, Daten so lange wie nötig aufzubewahren und danach zu löschen. Mehr dazu im Beitrag Aufbewahrungspflicht von Personalakten.
• E-Signatur: Prüfe, welches Signaturniveau angeboten wird. Viele Tools bieten die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES). Dokumente, für die das Gesetz die Schriftform verlangt, etwa eine Kündigung (§ 623 BGB), lassen sich ohnehin nicht elektronisch wirksam unterschreiben.
• Self-Service: Können Mitarbeitende ihre Dokumente selbst einsehen, herunterladen und eigene Daten pflegen? Das spart HR viele Rückfragen.
• Massen-Upload und Vorlagen: Gehaltsabrechnungen für alle Mitarbeitenden auf einmal hochladen und Verträge aus Vorlagen erzeugen, statt jedes Dokument einzeln anzulegen.
• Hosting und Zertifizierungen: Wo liegen die Daten, und welche Nachweise (z. B. ISO 27001, SOC 2) legt der Anbieter vor?

Die 6 Tools im Überblick

Software	Art	E-Signatur	Hosting laut Anbieter	Preis
flair	HR-Suite, nativ auf Salesforce	flair eSign (Add-on)	Salesforce-Server	Individuelles Angebot, modulbasiert
Personio	HR-Suite	FES; in Core für 8 % der Beschäftigten, in Core Pro unbegrenzt	ISO 27001; keine Hosting-Region auf den geprüften Seiten	HR ab 7,60 € pro Mitarbeitendem/Monat (ab 50 MA)
Factorial	HR-Suite	in allen Paketen, über Signaturit (FES, keine QES)	EU; AWS in Frankfurt	ab 8 € pro Monat und User
HiBob	HR-Suite	digitale Signatur in der Plattform	AWS in Irland, Backup in Deutschland	Individuelles Angebot
d.velop	Dokumentenmanagement	keine Angabe auf der Personalakten-Seite	Cloud in deutschen Rechenzentren	keine Preise veröffentlicht
DocuWare	Dokumentenmanagement	keine Angabe auf der Personalakten-Seite	Azure in Irland, Disaster Recovery in den Niederlanden; auch On-Premises	keine Preise veröffentlicht

1. flair

flair ist eine HR- und Recruiting-Plattform, die nativ auf Salesforce entwickelt ist, für mittelständische und große Unternehmen, auch für Gruppen mit mehreren Gesellschaften. Die digitale Personalakte ist Teil der Personalverwaltung:

• Dokumente werden je Mitarbeitendem und in Unternehmensordnern abgelegt, mit Sichtbarkeitsregeln je Ordner und Dokument.
• Gehaltsabrechnungen lassen sich gesammelt hochladen und werden per Dateiname den Mitarbeitenden zugeordnet.
• Verträge und Schreiben entstehen aus Word-Vorlagen mit flair-Daten (Dokumentenerstellung), unterschrieben wird mit flair eSign, einem kostenpflichtigen Add-on.
• Die Mitarbeiterhistorie protokolliert jede Änderung an Gehalt, Position, Kontaktdaten oder Führungskraft. Mitarbeitende pflegen ihre Daten im Employee Hub selbst, Änderungen laufen über das Freigabe-Framework.
• Statt Datensätze zu löschen, setzt du ein Austrittsdatum, damit Daten mit gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erhalten bleiben.
• Berechtigungssätze und Visibility Scopes schränken Datensätze nach Abteilung, Standort oder Gesellschaft ein. Die Daten werden auf Salesforce-Servern gespeichert.

Passt für: Mittelstand und Unternehmensgruppen, die Personalakte, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Recruiting in einem System führen wollen, besonders wenn Salesforce schon im Einsatz ist.

2. Personio

Personio beschreibt seine Software als geeignet für Unternehmen mit 10 bis 10.000 Mitarbeitenden. Die digitale Personalakte und das Dokumentenmanagement sind im Paket Core enthalten. E-Signatur-Workflows sind in Core für 8 % der Beschäftigten enthalten, in Core Pro unbegrenzt; Personio nennt sie eine eIDAS-konforme, fortgeschrittene elektronische Signatur. Personio ist nach ISO 27001 zertifiziert. Die HR-Pläne kosten ab 50 Mitarbeitenden ab 7,60 € pro Mitarbeitendem und Monat, bei 12 Monaten Mindestlaufzeit.

Passt für: Unternehmen, die eine verbreitete HR-Suite mit integrierter deutscher Lohnabrechnung suchen. Mehr dazu: flair vs. Personio und Personio Kosten im Überblick.

3. Factorial

Factorial beschreibt sich als HR-Software für kleine und mittelständische Unternehmen. Das Dokumentenmanagement bietet laut Factorial feingranulare Rollen und Berechtigungen, verschlüsselte Speicherung und revisionssichere Protokolle. Die elektronische Signatur ist in allen Paketen enthalten; sie läuft über den Drittanbieter Signaturit und ist laut Factorial nicht für Dokumente gedacht, die eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erfordern. Daten werden in der EU gehostet; das Trust Center nennt AWS in Frankfurt sowie ISO/IEC 27001 und SOC 2 Type 2. Preise starten bei 8 € pro Monat und User.

Passt für: kleine und mittlere Unternehmen, die eine HR-Suite mit enthaltener E-Signatur suchen. Einen direkten Vergleich findest du unter flair vs. Factorial.

4. HiBob

HiBob bezeichnet Bob als All-in-one-HR-Plattform für moderne, schnell wachsende Unternehmen jeder Größe. Das Pflichtmodul Core umfasst unter anderem eine Mitarbeitenden-Datenbank, Dokumentenmanagement und die Mobile App; digitale Signaturen sind in der Plattform verfügbar. HiBob nutzt laut eigener Security-Seite AWS-Rechenzentren in Irland (Hauptstandort) und Deutschland (Backup) und ist nach ISO 27001 und SOC 2 Type 2 zertifiziert. Preise gibt es nur auf Anfrage.

Passt für: international wachsende Unternehmen. Mehr im Vergleich flair vs. HiBob.

5. d.velop

d.velop ist ein Anbieter für Dokumentenmanagement. Mit der digitalen Personalakte verwaltest du laut d.velop alle Personaldokumente zentral, mit 256-Bit-AES-Verschlüsselung und automatischer Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen. Varianten gibt es für SAP sowie für Microsoft SharePoint. Für seine Cloud nennt d.velop den Betrieb ausschließlich in deutschen Rechenzentren.

Passt für: Unternehmen, die ihre Personalakte in eine bestehende SAP- oder Microsoft-Umgebung einbinden wollen.

6. DocuWare

DocuWare bietet seine Dokumentenmanagement-Lösung auch für die digitale Personalakte an, als Cloud- oder On-Premises-Installation, für kleine, mittlere und große Unternehmen. Besonders sensible Dokumente sind nach dem Need-to-know-Prinzip zugänglich, wiederkehrende Abläufe wie Freigaben und Wiedervorlagen lassen sich automatisieren. Die DocuWare Cloud liegt laut Support-Seite für Europa in Microsoft-Azure-Rechenzentren in Irland, mit Disaster Recovery in den Niederlanden.

Passt für: Unternehmen, die HR-Dokumente in einem unternehmensweiten Dokumentenmanagement führen wollen, auch On-Premises.

HR-Suite oder Dokumentenmanagement?

Ein reines Dokumentenmanagement-System ist stark bei Archivierung und Fristen. Was es nicht kennt, sind Abwesenheiten, Arbeitszeitmodelle oder Gehaltshistorien. In einer HR-Suite hängt die Personalakte dagegen am Mitarbeiterdatensatz: Ein Vertrag lässt sich aus den Stammdaten erzeugen, ein Austritt setzt Enddaten für Arbeitszeitmodell und Abwesenheiten, und Mitarbeitende sehen ihre Dokumente im Self-Service. Wenn du ohnehin eine HR-Software einführst, ist die integrierte Personalakte meist der einfachere Weg. Wenn bereits ein unternehmensweites DMS läuft, kann es sinnvoll sein, die Personalakte dort zu führen und die HR-Software anzubinden.

Häufige Fragen

Was ist eine digitale Personalakte?

Eine digitale (elektronische) Personalakte bündelt alle Unterlagen zu einem Beschäftigten, etwa Arbeitsvertrag, Zeugnisse, Bescheinigungen und Gehaltsabrechnungen, in einer Software statt in Papierordnern. Sie regelt, wer welche Dokumente sehen darf, und macht Änderungen nachvollziehbar.

Ist eine digitale Personalakte DSGVO-konform?

Sie kann es sein, wenn Zugriffsrechte eng gefasst sind, Daten nur so lange wie nötig gespeichert werden und ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter besteht. Prüfe außerdem, wo der Anbieter die Daten hostet.

Dürfen Mitarbeitende ihre Personalakte einsehen?

Ja. Nach § 83 BetrVG haben Arbeitnehmer das Recht, in die über sie geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Mit einem Self-Service-Portal geht das ohne Termin bei HR.

Was kostet eine Software für die digitale Personalakte?

HR-Suiten rechnen meist pro Mitarbeitendem und Monat ab: Personio ab 7,60 € (HR-Pläne, ab 50 Mitarbeitende), Factorial ab 8 € pro User. flair und HiBob erstellen individuelle Angebote, d.velop und DocuWare veröffentlichen keine Preise.

Kann ich Arbeitsverträge digital unterschreiben lassen?

In vielen Fällen ja, mit einer elektronischen Signatur. Ausnahmen gelten, wo das Gesetz die Schriftform verlangt, etwa bei Kündigungen und Aufhebungsverträgen (§ 623 BGB) oder bei der Befristungsabrede (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Diese brauchen weiterhin eine eigenhändige Unterschrift.

Weiterlesen

• Personalverwaltung Software von flair
• Dokumentenmanagement in flair
• Aufbewahrungspflicht von Personalakten
• HR-Software-Vergleich
• HR-Software für den Mittelstand

Quellen

• flair: Personalverwaltung Software
• flair: HR-Software für deutsche Unternehmen
• Personio: Pläne und Preise
• Personio: Elektronische Signatur
• Personio: Datenschutz
• Factorial: Dokumentenmanagement
• Factorial: Digitale Unterschrift
• Factorial: Preise
• Factorial: Trust Center
• HiBob: Pläne
• HiBob: FAQ
• HiBob: Security
• d.velop: Digitale Personalakte
• d.velop: Cloud
• DocuWare: Digitale Personalakte
• DocuWare: Rechenzentren der DocuWare Cloud

Transparenzhinweis: Dieser Vergleich wird von flair veröffentlicht, einem der vorgestellten Anbieter. Alle Angaben zu anderen Anbietern stammen von deren eigenen Websites (siehe Quellen), Stand Oktober 2026. Funktionen und Preise können sich ändern; prüfe sie vor einer Entscheidung beim Anbieter.