Reisekosten Software 2026: 7 Tools im Vergleich

Kurz gesagt: Eine Reisekosten Software ersetzt Excel-Formulare und Papierbelege: Mitarbeitende fotografieren Belege, die Software berechnet Kilometer- und Verpflegungspauschalen, Führungskräfte geben frei, und die Buchhaltung bekommt die Daten für DATEV oder die Lohnabrechnung. Es gibt drei Gruppen: HR-Suiten (flair, Personio, Factorial), Ausgaben- und Kartenplattformen (Pleo, SAP Concur) und Abrechnungsprogramme für kleinere Unternehmen (Lexware reisekosten, Spesenfuchs).

Was eine Reisekosten Software können sollte

• Pauschalen automatisch berechnen: Verpflegungsmehraufwand nach Abwesenheitsdauer, Kürzung bei gestellten Mahlzeiten und Kilometerpauschale. Die steuerlichen Werte ändern sich, die Software sollte sie aktuell halten oder konfigurierbar machen. Wie die Abrechnung im Einzelnen funktioniert, steht im Beitrag Ablauf und Formalia bei der Reisekostenabrechnung.
• Belege per App und OCR: Foto statt Papier, Händler, Betrag und Datum werden ausgelesen.
• Freigabe-Workflows: Eine Dienstreise als Ganzes einreichen und freigeben statt jeden Beleg einzeln.
• Richtlinien: Limits und Regeln je Abteilung oder Land, damit Ausnahmen auffallen, bevor sie erstattet werden.
• Übergabe an Buchhaltung und Lohn: DATEV-Export, Steuersätze je Ausgabenart, Erstattung über die Gehaltsabrechnung oder per Überweisung.
• Firmenkarten: Wer viele Ausgaben über Karten abwickelt, braucht eine Plattform mit eigenen Karten; wer vor allem Auslagen erstattet, kommt ohne aus.

Die 7 Tools im Überblick

Software	Art	Pauschalen	Firmenkarten	Preis laut Anbieter
flair	HR-Suite, nativ auf Salesforce	Kilometer und Verpflegung nach eigenen Regeln	nein	Individuelles Angebot, modulbasiert
Personio	HR-Suite, Ausgaben über Circula	ja, inkl. Kilometerpauschalen	keine Angabe	auf Anfrage
Factorial	HR-Suite	ja, nach BMF-Vorgaben	physisch und virtuell	ab 8 € pro Monat und User
Pleo	Ausgaben- und Kartenplattform	ja	physisch und virtuell	8 €, 14 € oder 18 € pro Nutzer/Monat
SAP Concur	Reise- und Ausgabenmanagement	ja, In- und Ausland	keine Angabe	transaktionsbasiert, auf Anfrage
Lexware reisekosten	Abrechnungsprogramm (Windows)	ja	nein	ab 129,80 € pro Jahr zzgl. MwSt.
Spesenfuchs	Online-Abrechnung	ja, aktuelle Verpflegungspauschalen	nein	siehe Website, 30 Tage Test

1. flair

flair ist eine HR- und Recruiting-Plattform, nativ auf Salesforce entwickelt. Das Spesenmanagement ist Teil der Plattform, die Mitarbeitende ohnehin für Zeiterfassung und Abwesenheiten nutzen:

• Spesengruppen bündeln alle Kosten einer Dienstreise. Einreichen, Freigeben oder Ablehnen gilt für jede Ausgabe in der Gruppe.
• Belege werden per OCR ausgelesen; flair legt die Ausgabenpositionen an und füllt Händler, Kategorie und Beschreibung.
• Für Fahrten berechnet flair die Strecke zwischen Start- und Zieladresse und wendet den hinterlegten Kilometersatz an. Verpflegungspauschalen ergeben sich aus der Zahl der Tage und gestellten Mahlzeiten.
• Spesenregeln mit Sätzen pro Kilometer, Tag oder Nacht, Limits je Tag, Woche, Monat oder Jahr und Geltung je Abteilung oder Land; der Tax Manager ordnet jeder Ausgabenart den Steuersatz zu.
• Einreichen in der flair App oder im Employee Hub, Freigabe durch Führungskräfte unter „Mein Team“. Nach der Zahlung markiert die Buchhaltung die Ausgabe als erstattet.

Passt für: Unternehmen, die Reisekosten in ihrer HR-Software abwickeln wollen, mit denselben Freigabewegen wie für Urlaub und Zeiterfassung. Firmenkarten bietet flair nicht.

2. Personio

Personio bietet ein Ausgabenmanagement auf Basis von Circula an. Laut Personio liest eine KI die Belegdaten aus, Pauschalen werden berücksichtigt und Kilometerpauschalen für jedes Verkehrsmittel berechnet. Personio nennt Hosting in Deutschland und eine GoBD-Zertifizierung.

Passt für: Personio-Kunden, die Reisekosten in ihrer bestehenden HR-Suite ergänzen wollen. Zum Vergleich: flair vs. Personio.

3. Factorial

Factorial erfasst Ausgaben per OCR aus Belegen und leitet sie durch Genehmigungsabläufe. Tages- und Übernachtungspauschalen berechnen sich laut Factorial automatisch nach den BMF-Vorgaben, bei gestellten Mahlzeiten wird automatisch gekürzt. Dazu kommen Kilometergeld, DATEV-Übergabe, eine SEPA-Datei für Erstattungen sowie physische und virtuelle Firmenkarten. Preise starten bei 8 € pro Monat und User.

Passt für: kleine und mittlere Unternehmen, die HR und Ausgaben inklusive Karten aus einer Hand wollen. Vergleich: flair vs. Factorial.

4. Pleo

Pleo ist eine Ausgabenplattform mit physischen und virtuellen Firmenkarten. Für Dienstreisen berechnet Pleo laut eigener Website die Verpflegungspauschale und Kilometerpauschalen automatisch. Die DATEV-Integration synchronisiert Rückerstattungen, Mitarbeiterausgaben und Eingangsrechnungen. Tarife: Start 8 €, Build 14 € und Optimise 18 € pro Nutzer und Monat; Build und Optimise werden jährlich bezahlt, mit mindestens 3 Nutzern. OCR für Belege ist ab Build enthalten.

Passt für: Unternehmen, die viele Ausgaben über Firmenkarten abwickeln.

5. SAP Concur

SAP Concur kombiniert Reisebuchung (Concur Travel) und Reisekostenabrechnung (Concur Expense). Belegdetails werden direkt aus Belegen extrahiert, Pauschalen für In- und Auslandsreisen berechnet Concur Expense laut SAP vollautomatisch auf Basis der Reisedaten. Die Kosten basieren auf einem transaktionsbasierten Modell, also der Zahl der Reisekostenabrechnungen pro Monat.

Passt für: Unternehmen mit vielen Reisenden, die Buchung und Abrechnung in einem System wollen.

6. Lexware reisekosten

Lexware reisekosten ist eine Software für Windows, die als Download geliefert wird; Reisen lassen sich zusätzlich über die Web-Applikation Lexware myCenter erfassen. Laut Lexware kennt das Programm alle aktuellen steuerlichen Pauschalen. Es gibt drei Varianten: basis für bis zu 3 Reisende (129,80 € pro Jahr), plus für bis zu 100 Reisende (299,80 € pro Jahr) und pro für bis zu 500 Reisende (598,80 € pro Jahr), jeweils zzgl. MwSt. Eine DATEV-Export-Schnittstelle ist in plus und pro enthalten.

Passt für: kleinere Unternehmen und Buchhaltungen, die eine klassische Desktop-Software bevorzugen.

7. Spesenfuchs

Spesenfuchs ist eine Online-Lösung für Reisekosten und Ausgaben, die sich an Selbstständige und kleine Unternehmen richtet. Eine KI-gestützte Belegerkennung liest Rechnungsdaten aus, und laut Spesenfuchs sind aktuelle Verpflegungspauschalen, Mehrwertsteuersätze und Währungskurse hinterlegt. Die Daten werden laut Spesenfuchs in einem deutschen Rechenzentrum in Frankfurt am Main gespeichert; Schnittstellen gibt es unter anderem zu DATEV, lexoffice und sevdesk. Spesenfuchs lässt sich 30 Tage kostenlos testen.

Passt für: Selbstständige und kleine Teams.

Reisekosten in der HR-Software oder separat?

Separate Tools sind stark, wenn Firmenkarten, Reisebuchung oder die Buchhaltung im Mittelpunkt stehen. Reisekosten in der HR-Software haben einen anderen Vorteil: Mitarbeitende, Führungskräfte und Kostenstellen sind schon angelegt, Freigaben laufen über dieselben Wege wie Urlaubsanträge, und Erstattungen landen bei Bedarf direkt in der Vorbereitung der Lohnabrechnung. Wenn du vor allem Auslagen erstattest und keine Firmenkarten brauchst, spart das ein weiteres System.

Häufige Fragen

Was ist eine Reisekosten Software?

Eine Software, mit der Mitarbeitende Dienstreisen und Belege erfassen, Pauschalen automatisch berechnet und Abrechnungen freigegeben werden. Die Ergebnisse gehen an die Buchhaltung oder in die Lohnabrechnung zur Erstattung.

Berechnet die Software die Verpflegungspauschalen automatisch?

Die meisten Tools in diesem Vergleich tun das, entweder mit hinterlegten steuerlichen Werten (z. B. Factorial, Pleo, Lexware reisekosten, Spesenfuchs) oder mit Regeln, die du selbst konfigurierst (z. B. flair). Prüfe, ob die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten berücksichtigt wird.

Muss ich Papierbelege nach dem Scannen aufbewahren?

Nicht zwingend, wenn das ersetzende Scannen ordnungsgemäß dokumentiert ist und die Vorgaben der GoBD eingehalten werden. Sprich das Verfahren mit deiner Steuerberatung ab.

Was kostet eine Reisekosten Software?

Von rund 130 € pro Jahr für Lexware reisekosten basis bis zu Preisen pro Nutzer und Monat, etwa 8 bis 18 € bei Pleo. SAP Concur rechnet nach Transaktionen ab, flair erstellt ein individuelles Angebot für die Module, die du nutzt.

Funktioniert die Reisekostenabrechnung mit DATEV?

Factorial, Pleo, Lexware reisekosten (plus und pro) und Spesenfuchs nennen DATEV-Schnittstellen. flair ist für die Lohnabrechnung mit DATEV verbunden.

Weiterlesen

• Spesenmanagement mit flair
• Ablauf und Formalia bei der Reisekostenabrechnung
• HR-Software-Vergleich
• HR-Software für den Mittelstand

Quellen

• flair: Spesenmanagement
• Personio: Ausgabenmanagement
• Factorial: Spesenmanagement
• Factorial: Reisekostenabrechnung
• Factorial: Preise
• Pleo: Preise
• Pleo: Reisekosten
• Pleo: DATEV-Integration
• SAP Concur: Concur Expense
• SAP Concur: Concur Travel
• SAP Concur: FAQ
• Lexware: Lexware reisekosten
• Spesenfuchs
• Spesenfuchs: Preise

Transparenzhinweis: Dieser Vergleich wird von flair veröffentlicht, einem der vorgestellten Anbieter. Alle Angaben zu anderen Anbietern stammen von deren eigenen Websites (siehe Quellen), Stand Oktober 2026. Funktionen und Preise können sich ändern; prüfe sie vor einer Entscheidung beim Anbieter.