Bewirtungsbeleg: Pflichtangaben, 70-Prozent-Regel und was HR bei Geschäftsessen beachten muss

Kurz gesagt: Ein Bewirtungsbeleg weist nach, dass ein Essen mit Geschäftspartnern betrieblich veranlasst war. Nötig sind Ort, Tag, Teilnehmende, Anlass und Höhe der Aufwendungen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Bei einer Bewirtung im Restaurant genügen Anlass und Teilnehmende, die maschinell erstellte Rechnung des Lokals wird beigefügt. Steuerlich abziehbar sind dann 70 Prozent der angemessenen Kosten, die Vorsteuer voll. Bewirtest du nur eigene Mitarbeitende, gilt die 70-Prozent-Grenze nicht.

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Der Bewirtungsbeleg (auch Bewirtungsquittung oder Bewirtungsnachweis) ist ein Eigenbeleg, den die gastgebende Person ausfüllt und unterschreibt. Er ergänzt die Rechnung des Restaurants um die Informationen, die das Finanzamt für den Betriebsausgabenabzug braucht: wer bewirtet wurde und warum. Die Restaurantrechnung allein zeigt nur, was verzehrt wurde. Erst beide Dokumente zusammen tragen den Abzug.

Für HR und Buchhaltung ist das Thema doppelt relevant. Zum einen reichen Mitarbeitende Bewirtungen über die Spesenabrechnung ein, und fehlende Angaben kosten das Unternehmen Steuern. Zum anderen entscheidet die Frage, wer am Tisch saß, darüber, ob 70 oder 100 Prozent abziehbar sind und ob für Mitarbeitende ein geldwerter Vorteil entsteht.

Rechtsgrundlage

• § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG: Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass sind nicht abziehbar, soweit sie 70 Prozent der angemessenen und nachgewiesenen Aufwendungen übersteigen. Zum Nachweis sind schriftlich „Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen“ anzugeben. Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, genügen Angaben zu Anlass und Teilnehmenden; die Rechnung ist beizufügen.
• § 15 Abs. 1a UStG: Die Vorsteuer aus angemessenen, nachgewiesenen Bewirtungsaufwendungen bleibt voll abziehbar. Die 70-Prozent-Kürzung betrifft nur die Ertragsteuer.
• BMF-Schreiben vom 19.11.2025 (IV C 6 – S 2145/00026/005/033): Es ersetzt das Schreiben vom 30.06.2021 für Bewirtungen ab dem 1. Januar 2025 und regelt, wie die Rechnung des Bewirtungsbetriebs aussehen muss, auch im Zusammenspiel mit der E-Rechnung.

Pflichtangaben im Überblick

Angabe	Wo sie steht	Hinweis
Ort und Tag der Bewirtung	Restaurantrechnung (sonst Eigenbeleg)	Leistungsdatum muss erkennbar sein, z. B. „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“
Teilnehmende	Eigenbeleg	Namen aller Personen, auch der gastgebenden; bei Geschäftspartnern mit Firma
Anlass	Eigenbeleg	Konkret, z. B. „Vertragsverhandlung Rahmenvertrag 2027“. „Geschäftsessen“ oder „Kontaktpflege“ reicht nicht
Höhe der Aufwendungen	Restaurantrechnung	Inklusive Trinkgeld; das Trinkgeld lässt du dir am besten auf der Rechnung quittieren
Unterschrift	Eigenbeleg	Der Gastgeber unterschreibt; digital ist eine elektronische Freigabe möglich

Anforderungen an die Restaurantrechnung

Laut BMF-Schreiben muss die Rechnung den umsatzsteuerlichen Vorgaben entsprechen. Wichtig in der Praxis:

• Bis 250 Euro (Kleinbetragsrechnung): Name und Anschrift des Lokals, Ausstellungsdatum, Art und Menge der Speisen und Getränke, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz (§ 33 UStDV). Der Kassenbeleg nach Kassensicherungsverordnung genügt.
• Über 250 Euro: zusätzlich Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer und der Name des Bewirtenden.
• Leistungsbeschreibung: „Speisen und Getränke“ mit Gesamtsumme reicht nicht. Bezeichnungen wie „Menü 1“ oder „Tagesgericht“ sind ausreichend.
• Maschinell und TSE-gesichert: Nutzt das Lokal ein elektronisches Kassensystem, erkennt das Finanzamt nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen an. Erkennbar ist das an Transaktionsnummer, Seriennummer oder QR-Code auf dem Beleg. Handschriftliche Ersatzquittungen genügen in diesem Fall nicht.
• E-Rechnung: Das Lokal darf über 250 Euro zunächst einen Kassenbeleg ausstellen und ihn später durch eine E-Rechnung berichtigen. Digital empfangene Rechnungen sind zulässig, Papierbelege dürfen digitalisiert werden.

Für Bewirtungen im Ausland gelten im Grundsatz dieselben Regeln. Lässt sich dort keine maschinelle Rechnung beschaffen, reicht ausnahmsweise eine andere Rechnung, wenn du das glaubhaft machst.

70 oder 100 Prozent: geschäftlicher und betrieblicher Anlass

Die Finanzverwaltung unterscheidet zwei Fälle (R 4.10 Abs. 6 und 7 EStR):

• Geschäftlicher Anlass: Kundinnen, Lieferanten, Bewerber oder andere Geschäftspartner werden bewirtet. Abziehbar sind 70 Prozent. Nehmen eigene Mitarbeitende teil, fällt ihr Anteil ebenfalls unter die 70-Prozent-Regel.
• Allgemein betrieblicher Anlass: Das Unternehmen bewirtet nur eigene Mitarbeitende, etwa beim Teamessen nach einem Projektabschluss. Die Kosten sind voll abziehbar. Hier stellt sich aber die Lohnsteuerfrage.

Bewirtung von Mitarbeitenden: Lohnsteuer im Blick

• Arbeitsessen: Speisen und Getränke bei einem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz, etwa einer langen Sitzung, sind kein Arbeitslohn, wenn ihr Wert 60 Euro je Person nicht übersteigt (R 19.6 Abs. 2 LStR).
• Betriebsveranstaltung: Bei Weihnachtsfeier oder Sommerfest bleiben Zuwendungen bis 110 Euro je teilnehmender Person steuerfrei, für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr, wenn alle Beschäftigten des Betriebs oder Betriebsteils teilnehmen können (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG).
• Belohnungsessen: Lädt die Führungskraft ein Team ohne besonderen Arbeitsanlass zum Essen ein, ist das in der Regel steuerpflichtiger geldwerter Vorteil.

Verpflegung auf Dienstreisen ist ein eigenes Thema. Wie Tagessätze und Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten funktionieren, steht im Beitrag zur Verpflegungspauschale.

Beispiel: So wird ein Geschäftsessen verbucht

Die Vertriebsleiterin lädt zwei Ansprechpartner eines Kunden zur Verhandlung über einen Rahmenvertrag ein, ein Kollege aus dem Produktteam ist dabei. Die maschinelle Rechnung des Restaurants lautet:

• Speisen: 180,00 € brutto (7 % USt: 11,78 €, netto 168,22 €)
• Getränke: 59,50 € brutto (19 % USt: 9,50 €, netto 50,00 €)
• Rechnungsbetrag: 239,50 €, also eine Kleinbetragsrechnung
• Trinkgeld: 15,00 €, vom Service auf der Rechnung quittiert

Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen in der Gastronomie dauerhaft der ermäßigte Satz von 7 Prozent, Getränke bleiben bei 19 Prozent.

Position	Betrag
Nettoaufwand inkl. Trinkgeld (168,22 € + 50,00 € + 15,00 €)	233,22 €
Davon als Betriebsausgabe abziehbar (70 %)	163,25 €
Nicht abziehbar (30 %)	69,97 €
Vorsteuer (voll abziehbar)	21,28 €

Auf dem Bewirtungsbeleg stehen: alle vier Namen mit Firma, Anlass „Verhandlung Rahmenvertrag 2027 mit Muster GmbH“, Unterschrift der Vertriebsleiterin. Ort, Tag und Betrag ergeben sich aus der beigefügten Rechnung.

Checkliste für Mitarbeitende und Buchhaltung

1. Maschinelle Rechnung verlangen: Achte auf TSE-Angaben oder QR-Code. Über 250 Euro muss dein Name als bewirtende Person auf der Rechnung stehen.
2. Eigenbeleg zeitnah ausfüllen: Teilnehmende und konkreten Anlass direkt nach dem Termin notieren, nicht erst am Jahresende.
3. Trinkgeld quittieren lassen: Sonst musst du es anders nachweisen.
4. Beleg und Rechnung verknüpfen: Bei digitalen Belegen muss die Zuordnung eindeutig sein, etwa über eine Belegnummer oder die Ablage im selben Vorgang. Lässt sich eine Rechnung keinem Eigenbeleg zuordnen, ist der Abzug weg.
5. Angemessenheit prüfen: Was nach allgemeiner Verkehrsauffassung unangemessen ist, ist schon vor der 70-Prozent-Kürzung nicht abziehbar.
6. Aufbewahren: Buchungsbelege wie Rechnungen sind seit 2025 acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO), digitale Belege GoBD-konform.

Häufige Fragen

Was muss auf einem Bewirtungsbeleg stehen?

Ort, Tag, Teilnehmende, Anlass und Höhe der Bewirtung. Bei einem Restaurantbesuch reichen auf dem Eigenbeleg Anlass und Teilnehmende, wenn die maschinell erstellte Rechnung des Lokals beigefügt ist. Die bewirtende Person unterschreibt.

Wie viel von einem Geschäftsessen kann ich absetzen?

70 Prozent der angemessenen und nachgewiesenen Nettokosten als Betriebsausgabe. Die Vorsteuer ist zu 100 Prozent abziehbar. Bewirtet ein Unternehmen nur die eigenen Mitarbeitenden, sind die Kosten voll abziehbar.

Reicht ein handschriftlicher Beleg vom Restaurant?

Nicht, wenn das Lokal ein elektronisches Kassensystem nutzt. Dann akzeptiert das Finanzamt nur maschinell erstellte, TSE-gesicherte Rechnungen. Ein Eigenbeleg ohne Lokalrechnung kommt nur in Ausnahmefällen in Betracht, etwa im Ausland.

Ist Trinkgeld abziehbar?

Ja, als Teil der Bewirtungsaufwendungen, ebenfalls zu 70 Prozent. Weil es meist nicht auf der Rechnung steht, solltest du es dir vom Service quittieren lassen.

Kann ich den Bewirtungsbeleg digital ausfüllen?

Ja. Ein digitaler Eigenbeleg ist zulässig, wenn er elektronisch freigegeben wird, spätere Änderungen protokolliert sind und er eindeutig mit der Rechnung verknüpft ist.

Mit dem Spesenmanagement in flair fotografieren Mitarbeitende die Restaurantrechnung in der App, ergänzen Anlass und Teilnehmende direkt am Beleg und reichen alles zur Freigabe ein. Die Buchhaltung bekommt Rechnung und Eigenbeleg als einen Vorgang.

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Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Abweichende Regelungen in Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung gehen vor. Stand: Oktober 2026.