Empfehlungsschreiben: Aufbau, Muster und Unterschied zum Arbeitszeugnis

Kurz gesagt: Ein Empfehlungsschreiben ist ein persönliches Schreiben, in dem jemand eine Person für eine Stelle, ein Stipendium oder einen Studienplatz ausdrücklich empfiehlt. Anders als auf das Arbeitszeugnis nach § 109 GewO gibt es darauf keinen Rechtsanspruch. Es ist kürzer (meist eine Seite), konkreter und darf offen werben. Gute Empfehlungsschreiben nennen zwei bis drei Stärken mit Beispielen und enden mit einer klaren Empfehlung und Kontaktdaten für Rückfragen.

Was ist ein Empfehlungsschreiben?

Ein Empfehlungsschreiben (auch Referenzschreiben oder Letter of Recommendation) ist eine freiwillige Stellungnahme einer Person, die den Bewerber oder die Bewerberin aus der Zusammenarbeit kennt: Vorgesetzte, Kolleginnen, Kunden, Professoren oder Ausbilderinnen. Es soll Dritten zeigen, warum genau diese Person für eine bestimmte Aufgabe geeignet ist.

Gefragt sind Empfehlungsschreiben vor allem bei Bewerbungen um Führungspositionen, bei internationalen Arbeitgebern, bei Stipendien und Master-Bewerbungen sowie nach Praktika, Werkstudentenjobs oder freiberuflichen Projekten, für die es kein ausführliches Zeugnis gibt.

Empfehlungsschreiben und Arbeitszeugnis im Vergleich

	Arbeitszeugnis	Empfehlungsschreiben
Rechtsgrundlage	Anspruch bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses (§ 109 GewO)	Kein Anspruch, freiwillig
Wer stellt aus?	Der Arbeitgeber	Jede Person, die die Arbeit gut kennt
Inhalt	Art und Dauer der Tätigkeit, beim qualifizierten Zeugnis auch Leistung und Verhalten	Ausgewählte Stärken, Erfolge und eine ausdrückliche Empfehlung
Sprache	Wohlwollend, klar, ohne versteckte Botschaften (§ 109 Abs. 2 GewO); in der Praxis geprägt von Zeugnissprache	Persönlich, direkt, ohne Codes
Länge	Ein bis zwei Seiten	Meist eine Seite
Zeitpunkt	Bei Ende des Arbeitsverhältnisses, als Zwischenzeugnis auch vorher	Jederzeit, oft gezielt für eine Bewerbung

Ein Empfehlungsschreiben ersetzt das Arbeitszeugnis nicht. Wann Beschäftigte ein Zeugnis verlangen können, steht im Beitrag Anspruch auf Arbeitszeugnis.

Aufbau eines Empfehlungsschreibens

1. Briefkopf: Name, Funktion, Unternehmen und Kontaktdaten der empfehlenden Person, Datum. Wenn bekannt, die Empfängerin oder das Unternehmen.
2. Betreff: „Empfehlungsschreiben für Lena Schmidt“, gern mit der angestrebten Position.
3. Einleitung: Wer schreibt, in welcher Rolle und wie lange kennt man die Person? Das schafft Glaubwürdigkeit.
4. Hauptteil: Aufgaben und Verantwortung, dann zwei bis drei Stärken, jeweils mit einem konkreten Beispiel oder einer Zahl. Fachliche Fähigkeiten und soziale Kompetenzen gehören beide hinein.
5. Empfehlung: Ein unmissverständlicher Satz, für welche Aufgabe du die Person empfiehlst.
6. Schluss: Angebot für Rückfragen mit Telefonnummer oder E-Mail, Grußformel, Unterschrift.

Muster: Empfehlungsschreiben vom Arbeitgeber

Das folgende Muster kannst du anpassen. Ersetze die Platzhalter in eckigen Klammern durch echte Angaben. Je konkreter die Beispiele, desto stärker wirkt das Schreiben.

Empfehlungsschreiben für [Vorname Nachname]

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich kenne [Vorname Nachname] seit [Monat/Jahr] als [Position] in meinem Team bei [Unternehmen], wo ich als [eigene Funktion] tätig bin. In dieser Zeit war [sie/er] für [zwei bis drei Kernaufgaben] verantwortlich.

Besonders überzeugt hat mich [Stärke 1]. So hat [sie/er] [konkretes Projekt] eigenverantwortlich geleitet und dabei [messbares Ergebnis, z. B. die Bearbeitungszeit um 30 Prozent verkürzt]. Ebenso schätze ich [Stärke 2]: [kurzes Beispiel]. Im Team ist [sie/er] [Beschreibung der Zusammenarbeit].

Ich empfehle [Vorname Nachname] ohne Einschränkung für die Position als [angestrebte Position]. Für Rückfragen stehe ich Ihnen gern unter [Telefon] oder [E-Mail] zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
[Name, Funktion, Unternehmen]

Kurzes Muster nach einem Praktikum

Nach einem Praktikum oder Werkstudentenjob darf das Schreiben kürzer sein. Wichtig sind Zeitraum, Aufgaben und ein konkreter Beitrag:

Sehr geehrte Damen und Herren,

[Vorname Nachname] hat vom [Datum] bis [Datum] ein Praktikum in unserem Bereich [Abteilung] bei [Unternehmen] absolviert, das ich als [Funktion] betreut habe. [Sie/Er] hat [Aufgabe 1] und [Aufgabe 2] übernommen und dabei [konkretes Ergebnis, z. B. eine Auswertung erstellt, die wir heute im Team nutzen].

Mich haben vor allem [Stärke, z. B. schnelle Auffassungsgabe und Sorgfalt] überzeugt. Ich empfehle [Vorname Nachname] gern für [Einstiegsposition/Studienprogramm] und stehe für Rückfragen unter [Kontakt] zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
[Name, Funktion, Unternehmen]

Sonderfälle: Praktikum, Ausbildung, Studium

• Nach einem Praktikum: Für Pflichtpraktika gibt es oft nur eine knappe Praktikumsbescheinigung. Ein Empfehlungsschreiben der betreuenden Person zeigt, was jemand konkret beigetragen hat, und hilft beim Berufseinstieg.
• Nach der Ausbildung: Neben dem Ausbildungszeugnis kann die Ausbilderin hervorheben, was im Zeugnis zu kurz kommt, etwa Eigeninitiative in einem Azubi-Projekt.
• Für Studium und Stipendium: Hochschulen und Stiftungen fordern oft ein Gutachten mit Bezug auf die Eignung für das Programm. Hier zählen Lernfähigkeit, Motivation und Engagement mehr als operative Ergebnisse.
• Für interne Wechsel: Auch bei einer internen Bewerbung auf eine andere Rolle oder in ein anderes Land kann ein kurzes Empfehlungsschreiben der bisherigen Führungskraft den Wechsel erleichtern.
• Auf Englisch: Für internationale Bewerbungen wird meist ein „Letter of Recommendation“ erwartet. Er folgt demselben Aufbau, ist aber oft noch direkter in der Empfehlung.

Typische Fehler

• Zu allgemein: Ein Schreiben, das auf jede Person passen würde, überzeugt niemanden. Ohne Beispiele fehlt die Glaubwürdigkeit.
• Zu lang: Drei Seiten liest kaum jemand. Eine Seite mit den wichtigsten Punkten wirkt stärker.
• Keine Einordnung der empfehlenden Person: Wer nicht sagt, in welcher Rolle und wie lange er mit der Person gearbeitet hat, schwächt die eigene Aussage.
• Keine Kontaktdaten: Viele Arbeitgeber rufen nach. Fehlt die Möglichkeit, wirkt das Schreiben weniger belastbar.
• Fehlende Unterschrift oder falsches Datum: Ein veraltetes oder unsigniertes Schreiben sieht nach Vorlage aus.

Tipps für Arbeitgeber und Führungskräfte

• Nur schreiben, wenn du überzeugt bist: Ein halbherziges Empfehlungsschreiben schadet mehr, als es nützt. Lehne lieber freundlich ab.
• Bei der Wahrheit bleiben: Du bürgst mit deinem Namen. Übertreibungen fallen bei Referenzanrufen auf.
• Auf die Zielstelle zuschneiden: Frag nach der Stellenanzeige und betone die Stärken, die dort gefragt sind.
• Belege statt Adjektive: „Hat 40 neue Mitarbeitende onboardet“ sagt mehr als „sehr engagiert“.
• Keine Zeugnissprache: Formeln wie „stets bemüht“ haben im Empfehlungsschreiben nichts verloren.
• Datenschutz beachten: Keine Gesundheitsdaten, Gehaltsangaben oder Gründe für das Ausscheiden ohne Einverständnis der Person.
• Abstimmen, wer unterschreibt: Kläre intern, ob Führungskräfte im Namen des Unternehmens oder persönlich empfehlen dürfen, und lege eine Kopie in der Personalakte ab.

Tipps für Beschäftigte, die um eine Empfehlung bitten

• Frag früh, mindestens zwei Wochen vor der Frist.
• Schick Stellenanzeige, Lebenslauf und eine Liste deiner wichtigsten Projekte mit.
• Biete an, einen Entwurf zu liefern, aber lass die empfehlende Person ihn in ihre eigenen Worte bringen.
• Bedank dich und gib Bescheid, wie die Bewerbung ausgegangen ist.

Häufige Fragen

Habe ich Anspruch auf ein Empfehlungsschreiben?

Nein. Einen gesetzlichen Anspruch gibt es nur auf ein Arbeitszeugnis (§ 109 GewO). Ein Empfehlungsschreiben ist immer freiwillig.

Wie lang sollte ein Empfehlungsschreiben sein?

In der Regel eine Seite. Lieber wenige Stärken mit konkreten Beispielen als eine lange Liste von Eigenschaften.

Wer darf ein Empfehlungsschreiben ausstellen?

Jede Person, die die Arbeit gut beurteilen kann: Vorgesetzte, Kolleginnen, Kunden, Projektpartner oder Dozierende. Am meisten Gewicht hat meist die direkte Führungskraft.

Ersetzt ein Empfehlungsschreiben das Arbeitszeugnis?

Nein. Es ergänzt das Zeugnis. Viele Personalverantwortliche erwarten in Deutschland weiterhin ein Arbeitszeugnis.

Darf ich das Empfehlungsschreiben selbst vorformulieren?

Ja, das ist üblich, solange die empfehlende Person den Text prüft, anpasst und mit ihrem Namen dafür einsteht.

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