HR-Software Kosten 2026: Preismodelle, Preise und Rechenbeispiel

Stand: Oktober 2026

Kurz gesagt: HR-Software wird in Deutschland fast immer pro Mitarbeitendem und Monat abgerechnet, meist aufgeteilt in Module. Die öffentlich genannten Einstiegspreise der Anbieter in diesem Beitrag liegen zwischen 2,50 € und 14 € pro Mitarbeitendem und Monat; viele Anbieter nennen gar keine Preise und erstellen ein individuelles Angebot. Zur Lizenz kommen oft Einrichtungsgebühren, Mindestnutzerzahlen oder Mindestlaufzeiten hinzu. Die Lohnabrechnung selbst kostet häufig extra, entweder als Payroll-Modul oder bei der Steuerkanzlei. flair startet laut Preisseite ab 2,50 € pro Mitarbeitendem und Monat.

Wie HR-Software abgerechnet wird

Fast alle cloudbasierten HR-Systeme arbeiten mit einem Abonnement. Der Preis ergibt sich aus vier Stellschrauben:

• Preis pro Mitarbeitendem oder Nutzer und Monat: Das ist der Normalfall. Achte darauf, wer zählt: Manche Anbieter rechnen alle Mitarbeitenden im System ab, andere nur aktive Nutzer. Bewerberinnen und Bewerber zählen in der Regel nicht.
• Module oder Pakete: Personalverwaltung, Abwesenheiten und Self-Service bilden meist den Kern. Zeiterfassung, Recruiting, Performance, Schichtplanung oder Payroll kommen als Module, Apps oder höhere Pakete hinzu.
• Einmalige Kosten: Einrichtung, Datenimport, Schulungen und Schnittstellen werden oft separat berechnet, als Pauschale oder nach Beratungsstunden.
• Vertragsbedingungen: Mindestlaufzeit, Mindestnutzerzahl, jährliche oder monatliche Zahlung. Sie entscheiden darüber, was du tatsächlich zahlst, wenn sich die Zahl der Mitarbeitenden ändert.

Die Lizenz ist also nur ein Teil der Rechnung. Für den Budgetvergleich zählen die Gesamtkosten über die Vertragslaufzeit (Total Cost of Ownership), nicht der Einstiegspreis.

Öffentliche Preisangaben ausgewählter Anbieter

Die Tabelle zeigt, was die Anbieter auf ihren eigenen Websites zu Preisen und Bedingungen angeben. Die Einstiegspreise sind nicht direkt vergleichbar, weil Funktionsumfang, Zählweise (Mitarbeitende oder Nutzer) und Unternehmensgröße unterschiedlich sind.

Anbieter	Öffentlicher Einstiegspreis	Weitere Bedingungen laut Anbieter
flair	ab 2,50 € pro Mitarbeitendem und Monat	Module frei kombinierbar (Zeiterfassung, HR Administration, Performance, Recruiting, Gehaltsabrechnung, Schichtplaner), optionale Add-ons; individuelles Angebot
Personio	HR-Pläne ab 7,60 € pro Mitarbeitendem und Monat (ab 50 Mitarbeitenden); bis 49 Mitarbeitende HR + Payroll ab 14 €	Payroll ab 5 € zusätzlich, nur mit HR-Abo; 12 Monate Mindestlaufzeit; einmalige Einrichtungsgebühr je nach Unternehmensgröße
Factorial	ab 8 € pro Monat und User	Individuelles Angebot; kostenlose Testversion
HR WORKS	auf Anfrage	Abrechnung pro Nutzer, mindestens 20 Nutzer; ohne Mindestlaufzeit
rexx systems	auf Anfrage	Modular, individuell kalkuliert; Einstiegspakete für kleinere Unternehmen mit 32 Beratungs- und 8 Schulungsstunden als Einmalgebühr
HiBob	auf Anfrage	Individuelles Angebot
Workday	auf Anfrage	Keine Listenpreise; Abonnement laut Geschäftsbericht vor allem nach Mitarbeiterzahl

Details zu einzelnen Anbietern findest du in unseren Seiten zu den Personio Kosten, den HiBob Kosten und den Workday Kosten.

Welche Kosten neben der Lizenz anfallen

Kostenblock	Typische Form	Worauf du achten solltest
Lizenz	pro Mitarbeitendem oder Nutzer und Monat	Wer zählt? Was passiert bei Ein- und Austritten im laufenden Monat?
Zusatzmodule	Aufpreis pro Mitarbeitendem oder höheres Paket	Sind Zeiterfassung, Recruiting oder Performance enthalten oder kosten sie extra?
Einrichtung und Datenimport	einmalige Pauschale oder Beratungsstunden	Ist der Import der Stammdaten enthalten? Wer konfiguriert Workflows und Rechte?
Schulung	einmalig oder pro Termin	Werden Admins und Führungskräfte geschult?
Schnittstellen	inklusive, Aufpreis oder über Partner	Ist die Anbindung an DATEV oder dein Lohnprogramm im Preis enthalten?
Lohnabrechnung	Payroll-Modul oder Honorar der Steuerkanzlei	Rechnet die Software selbst ab oder bereitet sie nur vor? Siehe HR-Software und Lohnabrechnung.
Vertrag	Mindestlaufzeit, Mindestnutzer	Bei 15 Mitarbeitenden und 20 Mindestnutzern zahlst du 20 Lizenzen.
Interner Aufwand	Arbeitszeit von HR und IT	Projektzeit für Einführung und laufende Pflege einplanen.

Lohnabrechnung: der größte Posten außerhalb der Software

Viele Unternehmen lassen die Löhne von ihrer Steuerkanzlei abrechnen. Für Steuerberaterinnen und Steuerberater legt die Steuerberatervergütungsverordnung den Rahmen fest (§ 34 StBVV): 6 bis 30 € je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum für Lohnkonto und Lohnabrechnung, 2,50 bis 9,50 €, wenn das Unternehmen die Buchungsunterlagen selbst erstellt, und einmalig 6 bis 19 € je Arbeitnehmer für das Einrichten der Lohnkonten, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Abweichende Pauschalen sind möglich. Eine HR-Software, die Stammdaten, Fehlzeiten und Zulagen sauber vorbereitet, ändert also auch die Zusammenarbeit mit der Kanzlei.

Rechenbeispiel: HR-Software für 80 Mitarbeitende

Ein Unternehmen mit 80 Mitarbeitenden möchte Personalverwaltung, Abwesenheiten, Zeiterfassung und Recruiting digitalisieren. Die Lohnabrechnung macht weiter die Steuerkanzlei. Die folgenden Preise sind Annahmen für das Rechenbeispiel, kein Angebot eines bestimmten Anbieters:

Position	Annahme	Pro Monat	Pro Jahr
Basismodule (Personalverwaltung, Abwesenheiten, Self-Service)	80 × 6,00 €	480 €	5.760 €
Zusatzmodule (Zeiterfassung, Recruiting)	80 × 1,50 €	120 €	1.440 €
Lizenz gesamt	7,50 € pro Mitarbeitendem	600 €	7.200 €
Einrichtung und Datenimport (einmalig)	Pauschale 3.000 €	–	3.000 € im ersten Jahr
Software im ersten Jahr			10.200 €

Im ersten Jahr kostet die Software damit rund 10,63 € pro Mitarbeitendem und Monat (10.200 € ÷ 80 ÷ 12), ab dem zweiten Jahr 7,50 €. Über drei Jahre gerechnet sind es 24.600 € oder 8,54 € pro Mitarbeitendem und Monat.

Dazu kommt die Lohnabrechnung der Kanzlei. Nach § 34 Abs. 2 StBVV liegt sie für 80 Mitarbeitende zwischen 480 € und 2.400 € pro Monat zuzüglich Umsatzsteuer, je nach vereinbarter Gebühr. Für das Gesamtbudget ist dieser Posten oft größer als die HR-Software selbst.

So vergleichst du Angebote fair

1. Gleichen Umfang anfragen: Schreib die Module und Prozesse auf, die du brauchst, und lass dir genau dafür einen Preis geben.
2. Auf drei Jahre rechnen: Lizenz × Mitarbeitende × 36 Monate plus alle einmaligen Kosten. Plane Wachstum ein.
3. Zählweise klären: Mitarbeitende oder Nutzer, Stichtag, Mindestnutzer, Umgang mit Austritten.
4. Laufzeit und Kündigung prüfen: Monatlich kündbar, 12 Monate oder mehrjährig? Gibt es Preisanpassungsklauseln?
5. Payroll mitdenken: Rechnet das System selbst ab, oder übergibt es Daten an DATEV und die Kanzlei? Was kostet das jeweils?
6. Demo mit echten Fällen: Lass dir deine eigenen Abläufe zeigen, etwa einen Urlaubsantrag mit Vertretung oder einen Eintritt mit Vertrag und DATEV-Übergabe.

Welche Anbieter für dich in Frage kommen, zeigt unser HR-Software-Vergleich. Was eine HR-Software überhaupt abdecken sollte, steht im Überblick zur HR-Software.

Was kostet flair?

flair startet laut Preisseite ab 2,50 € pro Mitarbeitendem und Monat. Du stellst die Module zusammen, die du brauchst: Zeiterfassung, HR Administration, Performance, Recruiting, Gehaltsabrechnung und Schichtplaner, dazu optionale Add-ons. Den genauen Preis für deinen Modulmix bekommst du als individuelles Angebot. Bei der Einführung begleitet dich das Implementierungsteam von flair. Das Modul Gehaltsabrechnung bereitet die Lohnabrechnung vor und übergibt die Daten an die Abrechnung, zum Beispiel per DATEV-Schnittstelle.

Häufige Fragen

Was kostet HR-Software pro Mitarbeiter?

Die öffentlich genannten Einstiegspreise der Anbieter in diesem Beitrag liegen zwischen 2,50 € und 14 € pro Mitarbeitendem und Monat (Stand Oktober 2026). Der tatsächliche Preis hängt von den Modulen, der Unternehmensgröße und den Vertragsbedingungen ab. Viele Anbieter nennen keine Preise und erstellen ein individuelles Angebot.

Welche einmaligen Kosten fallen bei HR-Software an?

Typisch sind Gebühren für Einrichtung, Datenimport, Schulungen und Schnittstellen. Personio etwa nennt eine einmalige Einrichtungsgebühr je nach Unternehmensgröße, rexx Einstiegspakete mit Beratungs- und Schulungsstunden. Frag immer nach, was im Angebot enthalten ist.

Ist die Lohnabrechnung im Preis einer HR-Software enthalten?

Meist nicht. Entweder ist Payroll ein kostenpflichtiges Zusatzmodul, oder die HR-Software bereitet die Daten nur vor und die Abrechnung läuft in DATEV, bei der Steuerkanzlei oder in einem eigenen Lohnprogramm. Die Kanzlei rechnet nach § 34 StBVV 6 bis 30 € je Arbeitnehmer und Monat ab, sofern nichts anderes vereinbart ist.

Was kostet flair?

flair kostet ab 2,50 € pro Mitarbeitendem und Monat. Der Preis richtet sich nach den gewählten Modulen; du erhältst ein individuelles Angebot.

Lohnt sich HR-Software für kleine Unternehmen?

Das hängt vom Aufwand ab, den sie ersetzt. Achte bei wenigen Mitarbeitenden besonders auf Mindestnutzerzahlen und Einrichtungsgebühren, weil sie den Preis pro Kopf stark erhöhen. Bei 15 Mitarbeitenden und 20 Mindestnutzern zahlst du ein Drittel mehr als die reine Kopfzahl.

Monatlich oder jährlich zahlen?

Beides ist verbreitet. Jahresverträge bringen manchmal bessere Konditionen, binden dich aber. Personio nennt etwa 12 Monate Mindestlaufzeit, HR WORKS gibt an, ohne Mindestlaufzeit zu arbeiten.

Weiterlesen

• HR-Software und Lohnabrechnung: was die Software vorbereitet und was DATEV erledigt
• HR-Software-Vergleich
• Personalkosten kalkulieren
• Arbeitgeberkosten-Rechner
• Alle Begriffe im HR-Lexikon

Quellen

• flair: Preise
• Personio: Pläne und Preise
• Factorial: Preise
• HR WORKS: Preise
• rexx systems: Preise
• HiBob: Preise
• Workday: Mittelstand (keine Listenpreise)
• Workday: Form 10-K, Geschäftsjahr 2025
• § 34 StBVV (Lohnbuchführung)

Transparenzhinweis: Dieser Beitrag wird von flair veröffentlicht, einem HR-Software-Anbieter. Angaben zu anderen Anbietern stammen von deren eigenen Websites (siehe Quellen), Stand Oktober 2026. Preise und Leistungen können sich ändern; prüfe sie vor einer Entscheidung beim Anbieter. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.