HR-Software und Lohnabrechnung: Was die Software vorbereitet und was DATEV erledigt

Stand: Oktober 2026

Kurz gesagt: Die meisten HR-Systeme rechnen die Löhne nicht selbst ab, sondern bereiten die Lohnabrechnung vor: Sie pflegen Stammdaten, sammeln Fehlzeiten, Arbeitszeiten und Gehaltsänderungen und übergeben sie an ein Lohnprogramm. Die Brutto-Netto-Berechnung, die Lohnsteuer-Anmeldung ans Finanzamt und die Meldungen an die Sozialversicherung laufen in einem systemgeprüften Lohnprogramm wie DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt, betrieben von der Steuerkanzlei oder der eigenen Lohnbuchhaltung. Einige HR-Suiten bieten zusätzlich ein eigenes Payroll-Modul an. flair bereitet die Lohnabrechnung vor und übergibt die Daten per Schnittstelle an DATEV.

Wer bei der Lohnabrechnung was macht

Aufgabe	HR-Software (vorbereitend)	Lohnprogramm / Steuerkanzlei
Stammdaten (Adresse, Bankverbindung, Steuer-ID, Krankenkasse, Vertrag)	erfasst und pflegt, oft per Self-Service	übernimmt sie für Lohnkonto und Meldungen
Ein- und Austritte, Gehaltsänderungen	dokumentiert mit Datum und Freigabe	rechnet anteilig ab, meldet An- und Abmeldung
Fehlzeiten (Urlaub, Krankheit, Elternzeit)	erfasst und genehmigt	berücksichtigt sie für Entgeltfortzahlung und SV-Tage
Arbeitszeiten, Überstunden, Zuschläge	erfasst und summiert	berechnet Zuschläge und deren Steuer- und SV-Pflicht
Brutto-Netto-Berechnung	–	berechnet Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer und SV-Beiträge
Lohnsteuer-Anmeldung (§ 41a EStG)	–	übermittelt ans Betriebsstättenfinanzamt
SV-Meldungen und Beitragsnachweis (§§ 28a, 28f SGB IV)	–	übermittelt an die Krankenkassen
Entgeltbescheinigung (§ 108 GewO)	stellt sie Mitarbeitenden digital bereit	erstellt sie
Lohnkonto und Lohnsteuerbescheinigung (§§ 41, 41b EStG)	–	führt das Lohnkonto, übermittelt die Bescheinigung

Der Grund für diese Aufteilung: Meldungen an die Sozialversicherung dürfen nur aus systemgeprüften Programmen oder systemgeprüften Ausfüllhilfen übermittelt werden (§ 28a SGB IV). Ein Lohnprogramm muss dafür laufend an Steuer- und Beitragsrecht angepasst und geprüft werden. Viele HR-Systeme überlassen diesen Teil deshalb spezialisierten Programmen.

Drei Modelle für HR-Software und Lohnabrechnung

1. Steuerkanzlei rechnet ab, HR-Software liefert die Daten

Das ist im Mittelstand weit verbreitet. Die Kanzlei arbeitet mit einem DATEV-Lohnprogramm. Das Unternehmen pflegt Mitarbeiterdaten, Abwesenheiten und Zeiten in der HR-Software und übergibt sie zum Abrechnungsstichtag. Die fertigen Abrechnungen kommen zurück und werden den Mitarbeitenden bereitgestellt. Diesen Teil nennt man vorbereitende Lohnbuchhaltung.

2. Eigene Lohnbuchhaltung mit Lohnprogramm

Größere Unternehmen rechnen oft selbst ab, mit DATEV Lohn und Gehalt oder einem anderen Lohnprogramm. Die HR-Software bleibt das führende System für Personaldaten; die Lohnbuchhaltung übernimmt die Daten per Schnittstelle statt sie abzutippen.

3. HR-Software mit eigenem Payroll-Modul

Einige Anbieter haben eine eigene Lohnabrechnung im Programm. Personio bietet etwa ein Payroll-Produkt ab 5 € pro Mitarbeitendem und Monat an, das laut Preisseite nur zusammen mit einem HR-Abo erhältlich ist. Prüfe bei diesem Modell, ob deine Steuerkanzlei damit arbeiten kann oder will und wer bei Fehlern in der Abrechnung haftet.

Was eine gute DATEV-Anbindung ausmacht

• Richtige DATEV-Lösung: Kläre mit deiner Kanzlei, ob sie mit DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt arbeitet. Die Anbindung unterscheidet sich je nach Programm.
• Stamm- und Bewegungsdaten: Werden nur neue Mitarbeitende übertragen, oder auch Änderungen, Fehlzeiten, Stunden und Zulagen?
• Rückweg: Kommen die fertigen Abrechnungen zurück in die HR-Software, damit Mitarbeitende sie im Self-Service finden?
• Prüfung vor Übergabe: Gibt es eine Freigabe, bevor Daten an die Kanzlei gehen? Fehler, die vorher auffallen, kosten keine Korrekturabrechnung.
• Kostenstellen: Lassen sich Personalkosten Kostenstellen oder Projekten zuordnen?
• Mehrere Gesellschaften: Kann die Software mehrere Mandanten oder Beraternummern abbilden?

Was die Lohnabrechnung kostet

Rechnet eine Steuerkanzlei ab, gilt die Steuerberatervergütungsverordnung als Rahmen (§ 34 StBVV), jeweils zuzüglich Umsatzsteuer:

Leistung	Gebühr je Arbeitnehmer	Beispiel 80 Mitarbeitende
Einrichtung der Lohnkonten und Stammdaten (Abs. 1, einmalig)	6 bis 19 €	480 bis 1.520 €
Lohnkonto und Lohnabrechnung (Abs. 2, pro Abrechnungszeitraum)	6 bis 30 €	480 bis 2.400 € pro Monat
Abrechnung nach Buchungsunterlagen des Unternehmens (Abs. 3)	2,50 bis 9,50 €	200 bis 760 € pro Monat

Absatz 3 gilt, wenn das Unternehmen die Buchungsunterlagen selbst erstellt. Ob die Daten aus deiner HR-Software dafür ausreichen, ist eine Frage der Vereinbarung mit der Kanzlei; Pauschalen sind ebenfalls üblich. Wie die Lizenzkosten der Software selbst aussehen, zeigt unser Beitrag zu den HR-Software Kosten.

Beispiel: Ein Monatsabschluss mit vorbereitender Lohnbuchhaltung

Ein Unternehmen mit 80 Mitarbeitenden lässt die Löhne von seiner Kanzlei in DATEV abrechnen. Im Oktober gibt es zwei Eintritte, einen Austritt, drei Gehaltserhöhungen, 14 Krankheitstage und Überstundenzuschläge im Lager.

1. Bis zum 20.: Neue Mitarbeitende tragen Steuer-ID, Krankenkasse und Bankverbindung im Self-Service ein, HR prüft und gibt frei.
2. Laufend: Krankmeldungen und Urlaube werden in der HR-Software erfasst, Stunden kommen aus der Zeiterfassung.
3. Stichtag: HR kontrolliert die Änderungsliste und übergibt Stamm- und Bewegungsdaten per Schnittstelle an DATEV.
4. Kanzlei: rechnet ab, übermittelt Lohnsteuer-Anmeldung (bis zum 10. des Folgemonats, § 41a EStG) und Beitragsnachweise (zwei Arbeitstage vor Fälligkeit, § 28f Abs. 3 SGB IV).
5. Rücklauf: Die Entgeltbescheinigungen landen in der digitalen Personalakte, Mitarbeitende sehen sie in ihrem Portal.

Ohne HR-Software läuft derselbe Ablauf über E-Mails und Excel-Listen an die Kanzlei, mit Rückfragen und dem Risiko von Korrekturabrechnungen.

Wie flair die Lohnabrechnung vorbereitet

flair ist eine HR-Software für die Vorbereitung der Lohnabrechnung, kein Lohnprogramm. Laut den Seiten zu Lohnabrechnung, Preisen und der DATEV-Integration:

• Lohndaten zentral: flair organisiert die Mitarbeiter- und Lohndaten, die für die Abrechnung nötig sind, verwaltet Kostenstellen und leitet die Daten zur Lohnabrechnung weiter.
• Verknüpft mit der Zeiterfassung: Arbeitszeiten und Kostenstellen fließen in die Lohnvorbereitung ein.
• DATEV-Schnittstelle: Für die Verbindung brauchst du Berater- und Mandantennummer und deine DATEV-Zugangsdaten. flair sendet Mitarbeiterdaten und Lohndaten an DATEV und ist mit verschiedenen DATEV-Versionen kompatibel: Abrechnungsdaten gehen direkt in DATEV LODAS, für DATEV Lohn und Gehalt erstellt flair ASCII-Dateien.
• Rücklauf: DATEV-Lohnabrechnungen werden als Mitarbeiterdokumente in flair abgelegt, Mitarbeitende rufen ihre Gehaltsabrechnungen im Mitarbeiterportal ab.
• Mehrere Regionen: Lohnabrechnungsgruppen lassen sich nach Standorten oder Regionen trennen.

Die Berechnung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen sowie die Meldungen übernimmt dabei DATEV, also deine Kanzlei oder Lohnbuchhaltung.

Häufige Fragen

Kann eine HR-Software die Lohnabrechnung machen?

Manche ja, die meisten bereiten sie vor. Für die eigentliche Abrechnung braucht es ein systemgeprüftes Lohnprogramm, weil Meldungen an die Sozialversicherung nur daraus übermittelt werden dürfen (§ 28a SGB IV). Einige HR-Suiten haben ein eigenes Payroll-Modul, viele übergeben die Daten an DATEV oder ein anderes Lohnprogramm.

Was ist vorbereitende Lohnbuchhaltung?

Alle Schritte vor der Berechnung: Stammdaten pflegen, Ein- und Austritte, Gehaltsänderungen, Fehlzeiten, Arbeitszeiten und Zulagen erfassen, prüfen und an die Lohnabrechnung übergeben. Diesen Teil übernimmt typischerweise die HR-Software.

Brauche ich DATEV, wenn meine Steuerkanzlei die Löhne abrechnet?

Nein. Die Kanzlei arbeitet mit ihrem eigenen Lohnprogramm, häufig DATEV. Deine HR-Software sollte aber zu diesem Programm passen, damit du Daten per Schnittstelle statt per E-Mail oder Excel übergeben kannst.

Was kostet die Lohnabrechnung beim Steuerberater?

Nach § 34 StBVV 6 bis 30 € je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum, 2,50 bis 9,50 €, wenn das Unternehmen die Buchungsunterlagen selbst erstellt, zuzüglich Umsatzsteuer. Für 80 Mitarbeitende sind das 480 bis 2.400 € im Monat nach Absatz 2.

Rechnet flair die Löhne ab?

Nein. flair bereitet die Lohnabrechnung vor: Es verwaltet Lohn- und Mitarbeiterdaten zentral, verknüpft sie mit Zeiterfassung und Kostenstellen und übergibt sie per Schnittstelle an DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt. Die fertigen Abrechnungen stellt flair den Mitarbeitenden im Portal bereit.

Was ist der Unterschied zwischen DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt?

Beides sind Lohnprogramme von DATEV. Welches eingesetzt wird, entscheidet meist die Steuerkanzlei oder die Lohnbuchhaltung. Für dich zählt, dass deine HR-Software das jeweilige Programm anbinden kann.

Weiterlesen

• HR-Software Kosten 2026
• Lohnbuchführung
• Gehaltsabrechnung
• Entgeltbescheinigung
• Lohnsteuerbescheinigung
• Alle Begriffe im HR-Lexikon

Quellen

• flair: Lohnabrechnung
• flair: DATEV-Integration
• Personio: Pläne und Preise
• § 34 StBVV (Lohnbuchführung)
• § 41a EStG (Lohnsteuer-Anmeldung)
• § 28a SGB IV (Meldepflicht)
• § 28f SGB IV (Beitragsnachweis)
• § 108 GewO (Entgeltbescheinigung)

Transparenzhinweis: Dieser Beitrag wird von flair veröffentlicht, einem HR-Software-Anbieter. Angaben zu anderen Anbietern stammen von deren eigenen Websites (siehe Quellen), Stand Oktober 2026. Preise und Leistungen können sich ändern; prüfe sie vor einer Entscheidung beim Anbieter. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.