Kommunikationsarten: Verbal, nonverbal, paraverbal und digital im Arbeitsalltag

Kurz gesagt: Die drei Grundarten der Kommunikation sind verbal (was gesagt oder geschrieben wird), paraverbal (wie es gesagt wird: Tonfall, Tempo, Lautstärke) und nonverbal (Mimik, Gestik, Haltung, Blickkontakt). Im Unternehmen kommen weitere Unterscheidungen dazu: formell oder informell, synchron oder asynchron, von oben nach unten, von unten nach oben oder quer zwischen Teams. Gute Kommunikation heißt, für jede Botschaft die passende Art und den passenden Kanal zu wählen.

Die drei Grundarten der Kommunikation

Kommunikationsart	Was gehört dazu?	Beispiel im Job
Verbal	Wörter und Sprache, mündlich oder schriftlich	Die Teamleitung erklärt im Meeting die neuen Quartalsziele.
Paraverbal	Stimme: Tonfall, Lautstärke, Sprechtempo, Pausen, Betonung	„Gute Arbeit“ klingt ehrlich oder ironisch, je nach Betonung.
Nonverbal	Körpersprache: Mimik, Gestik, Haltung, Blickkontakt, räumliche Distanz	Verschränkte Arme und kein Blickkontakt im Feedbackgespräch.

Die drei Arten wirken fast immer zusammen. Problematisch wird es, wenn sie sich widersprechen, etwa wenn jemand „Kein Problem“ sagt, dabei aber genervt klingt und die Augen verdreht. Dann glauben Zuhörende meist eher der Stimme und dem Körper als den Worten.

Dahinter steht eine Grundeinsicht von Paul Watzlawick, Janet Beavin und Don Jackson („Pragmatics of Human Communication“, 1967; deutsch „Menschliche Kommunikation“): Man kann nicht nicht kommunizieren. Auch Schweigen, eine ausbleibende Antwort oder ein leerer Platz im Meeting senden eine Botschaft.

Die 7-38-55-Regel: ein verbreiteter Irrtum

Oft liest man, Kommunikation bestehe nur zu 7 % aus Worten, zu 38 % aus der Stimme und zu 55 % aus Körpersprache. Die Zahlen gehen auf zwei Experimente des Psychologen Albert Mehrabian aus dem Jahr 1967 zurück. Darin ging es aber nur um einzelne Wörter, mit denen Gefühle ausgedrückt wurden, und um Situationen, in denen Wort und Tonfall sich widersprachen.

Mehrabian selbst stellt klar: Die Formel gilt nur, wenn jemand über Gefühle und Einstellungen spricht. Für Arbeitsanweisungen, Präsentationen oder Fachgespräche ist sie nicht anwendbar. Die richtige Lehre daraus: Achte darauf, dass Worte, Stimme und Körpersprache zusammenpassen, besonders wenn es um Lob, Kritik oder Gefühle geht.

Weitere Kommunikationsarten im Unternehmen

Mündlich und schriftlich

Mündliche Kommunikation ist schnell und persönlich, Nachfragen sind sofort möglich. Schriftliche Kommunikation ist dokumentiert und kann in Ruhe gelesen werden, ihr fehlen aber Stimme und Körpersprache. Darum werden knappe Chatnachrichten leicht missverstanden.

Formell und informell

Formelle Kommunikation folgt festen Wegen: Ankündigungen der Geschäftsführung, Protokolle, Dienstanweisungen. Informelle Kommunikation entsteht nebenbei, in der Kaffeeküche, im privaten Chat oder auf dem Flur. Sie ist wichtig für Vertrauen und Zusammenhalt, verbreitet aber auch Gerüchte. Mehr dazu im Beitrag Informelle Kommunikation.

Synchron und asynchron

Synchron heißt: alle sind gleichzeitig dabei, etwa im Meeting oder Telefonat. Asynchron heißt: Sender und Empfänger reagieren zeitversetzt, etwa per E-Mail, Chat oder aufgezeichnetem Video. Verteilte und hybride Teams sollten bewusst festlegen, was asynchron laufen kann. Das spart Meetings und respektiert unterschiedliche Arbeitszeiten.

Vertikal, horizontal und diagonal

• Vertikal von oben nach unten (top-down): Informationen der Geschäftsführung oder Führungskraft an das Team.
• Vertikal von unten nach oben (bottom-up): Feedback, Ideen und Probleme aus dem Team an die Führung, etwa über Umfragen oder Mitarbeitergespräche.
• Horizontal: Austausch auf derselben Ebene, zum Beispiel zwischen zwei Teamleads.
• Diagonal: quer über Ebenen und Bereiche hinweg, typisch in Projekten oder einer Matrixorganisation.

Intern und extern

Interne Kommunikation richtet sich an Beschäftigte, externe an Kunden, Bewerber, Presse oder Behörden. Beide müssen zusammenpassen: Mitarbeitende sollten wichtige Neuigkeiten nicht zuerst aus der Zeitung erfahren. Wie du interne Kommunikation planst, liest du auf unserer Seite zur internen Kommunikation.

Nach Anzahl der Beteiligten

• Eins zu eins: Mitarbeitergespräch, Feedback, vertrauliche Themen. Hier ist Raum für Nachfragen und Gefühle.
• Eins zu vielen: Ankündigungen, Townhall, Newsletter. Wichtig sind klare Kernbotschaften und ein Weg für Rückfragen.
• Viele zu vielen: Teamchats, Workshops, Foren. Sie fördern den Austausch, brauchen aber Moderation und Regeln, damit wichtige Informationen nicht untergehen.

Viele Missverständnisse entstehen, weil eine Eins-zu-eins-Botschaft in einem Kanal für viele landet, etwa Kritik an einer Person im Gruppenchat.

Welcher Kanal für welche Botschaft?

Botschaft	Passende Kommunikationsart	Warum
Kritik, Konflikt, schlechte Nachricht	Mündlich, synchron, möglichst persönlich oder per Video	Stimme und Mimik zeigen Wertschätzung, Nachfragen sind sofort möglich
Kündigung	Persönliches Gespräch und schriftliches Kündigungsschreiben	Die Kündigung braucht zur Wirksamkeit die Schriftform, die elektronische Form ist ausgeschlossen (§ 623 BGB)
Unternehmensweite Neuigkeit	Schriftliche Ankündigung, danach Raum für Fragen	Alle bekommen dieselbe Information zur selben Zeit
Kurze Abstimmung im Team	Chat, asynchron	Schnell, ohne Meeting
Komplexe Entscheidung	Schriftliche Vorlage plus Meeting	Alle können sich vorbereiten, Diskussion bleibt fokussiert
Lob und Anerkennung	Mündlich und gerne zusätzlich öffentlich	Wirkt persönlicher und sichtbarer

Praxisbeispiel: Umstrukturierung ankündigen

Ein Maschinenbauer mit 800 Beschäftigten legt zwei Abteilungen zusammen. Die Geschäftsführung will die Nachricht zuerst per Rundmail verschicken. Die HR-Leiterin schlägt eine andere Reihenfolge vor:

1. Persönlich und synchron: Die direkt betroffenen Führungskräfte werden einen Tag vorher im Gespräch informiert.
2. Betriebsrat: Er wird rechtzeitig vorab eingebunden.
3. Synchron für alle Betroffenen: Eine Teamversammlung, vor Ort und per Video, mit Zeit für Fragen.
4. Schriftlich für alle: Direkt danach eine Ankündigung im Intranet mit den wichtigsten Fakten und einer FAQ.
5. Bottom-up: Zwei Wochen später eine kurze, anonyme Umfrage, wie die Veränderung ankommt.

So erfahren Betroffene die Nachricht nicht aus einer Mail, Gerüchte über den informellen Kanal bekommen keinen Vorsprung, und die Führung bekommt ein Stimmungsbild zurück.

Tipps für bessere Kommunikation im Team

• Passe die Art an die Botschaft an: Je emotionaler das Thema, desto persönlicher der Kanal.
• Achte auf Stimmigkeit: Worte, Stimme und Körpersprache sollten dasselbe sagen.
• Frag nach, statt zu deuten: Vor allem bei kurzen Textnachrichten. Das 4-Ohren-Modell zeigt, wie unterschiedlich eine Nachricht verstanden werden kann.
• Vereinbare Kanalregeln: Was gehört in den Chat, was in die Mail, was ins Meeting?
• Berücksichtige kulturelle Unterschiede: Direktheit, Blickkontakt und Pausen werden international unterschiedlich gedeutet. Mehr dazu im Beitrag Interkulturelle Kommunikation.

In flair bündelst du die interne Kommunikation an einem Ort: Ankündigungen erreichen alle Mitarbeitenden oder gezielt einzelne Abteilungen, Standorte und Rollen, auf Wunsch mit Lesebestätigung. Der Chat im Employee Hub ersetzt verstreute Nachrichten. Mehr dazu auf der Seite Interne Kommunikation mit flair.

Häufige Fragen

Welche Kommunikationsarten gibt es?

Die drei Grundarten sind verbal, paraverbal und nonverbal. Außerdem unterscheidet man mündliche und schriftliche, formelle und informelle, synchrone und asynchrone sowie vertikale, horizontale und diagonale Kommunikation.

Was ist der Unterschied zwischen nonverbaler und paraverbaler Kommunikation?

Paraverbal ist alles, was die Stimme transportiert: Tonfall, Lautstärke, Tempo und Pausen. Nonverbal ist alles ohne Stimme: Mimik, Gestik, Körperhaltung und Blickkontakt.

Stimmt es, dass nur 7 % der Kommunikation aus Worten bestehen?

Nein, nicht allgemein. Die 7-38-55-Regel stammt aus Experimenten von Albert Mehrabian (1967) und gilt laut ihm selbst nur, wenn Gefühle und Einstellungen ausgedrückt werden und Wort und Tonfall sich widersprechen.

Ist schriftliche Kommunikation verbal?

Ja. Verbal heißt „mit Worten“, egal ob gesprochen oder geschrieben. Schriftlicher Kommunikation fehlen aber die paraverbalen und nonverbalen Signale, deshalb wird sie leichter missverstanden.

Was ist asynchrone Kommunikation?

Kommunikation, bei der Sender und Empfänger nicht gleichzeitig dabei sind und zeitversetzt reagieren, etwa per E-Mail, Chat oder aufgezeichnetem Video. Sie eignet sich für Informationen und Abstimmungen, die nicht sofort entschieden werden müssen.

Welche Kommunikationsart eignet sich für Kritik?

Ein persönliches Gespräch, vor Ort oder per Video. So kommen Tonfall und Mimik mit an, und die andere Person kann direkt nachfragen. Kritik per Chat oder E-Mail wird häufiger als Angriff verstanden.

Weiterlesen im HR-Lexikon

• 4-Ohren-Modell
• Informelle Kommunikation
• Interkulturelle Kommunikation
• Feedbackgespräch
• Alle Begriffe im HR-Lexikon

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Abweichende Regelungen in Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung gehen vor. Stand: Oktober 2026.