Abwesenheitsnotiz: Vorlagen, Inhalte und typische Fehler

Kurz gesagt: Eine gute Abwesenheitsnotiz nennt vier Dinge: dass man nicht erreichbar ist, bis wann, wer vertritt und ob E-Mails weitergeleitet oder später gelesen werden. Gründe wie Krankheit oder private Details gehören nicht hinein. Ob eine Abwesenheitsnotiz Pflicht ist, legt der Arbeitgeber fest.

Ist eine Abwesenheitsnotiz Pflicht?

Ein Gesetz schreibt keine Abwesenheitsnotiz vor. Der Arbeitgeber kann aber „Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung“ sowie „die Ordnung und das Verhalten der Arbeitnehmer im Betrieb“ nach billigem Ermessen näher bestimmen (§ 106 GewO). Viele Unternehmen regeln deshalb in einer Richtlinie, dass bei längerer Abwesenheit eine Notiz mit Vertretung einzurichten ist, und geben Textbausteine vor. Fällt jemand krankheitsbedingt aus, kann die IT oder die Führungskraft die Notiz einrichten.

Was gehört in eine Abwesenheitsnotiz?

• Betreff: klar, z. B. „Abwesend bis 23.10.“
• Zeitraum: Rückkehrdatum, nicht nur „nächste Woche“.
• Vertretung: Name, Funktion und E-Mail-Adresse, bei Bedarf Telefon.
• Umgang mit der E-Mail: wird weitergeleitet, nach Rückkehr bearbeitet oder nicht gelesen.
• Kurz und neutral: keine Werbung, keine Witze in externen Antworten.

Nicht hinein gehören: der Grund der Abwesenheit (vor allem Krankheit), Reiseziele, private Telefonnummern und interne Details wie Projektnamen, die Externe nichts angehen. Wer kann, richtet für interne und externe Absender unterschiedliche Texte ein.

Vorlagen

Urlaub

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich [Datum] nicht im Büro und lese meine E-Mails in dieser Zeit nicht. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name, Funktion] unter [E-Mail]. Ab [Datum] bin ich wieder für Sie da.

Krankheit

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit nicht erreichbar. Bitte wenden Sie sich an [Name] unter [E-Mail]. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. (Ohne Rückkehrdatum und ohne Grund.)

Elternzeit

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis [Monat/Jahr] in Elternzeit. Meine Aufgaben übernimmt [Name] unter [E-Mail]. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet.

Feiertage und Betriebsurlaub

Unser Büro ist vom [Datum] bis [Datum] geschlossen. Ab dem [Datum] sind wir wieder erreichbar. In dringenden Fällen erreichen Sie [Notfallkontakt].

Teilzeit

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich arbeite in Teilzeit und bin montags bis mittwochs erreichbar. Ich melde mich am nächsten Arbeitstag. Dringendes bitte an [Name] unter [E-Mail].

Ausscheiden aus dem Unternehmen

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin nicht mehr bei [Unternehmen] tätig. Bitte wenden Sie sich künftig an [Name] unter [E-Mail]. (Wird vom Arbeitgeber eingerichtet.)

Englisch

Thank you for your email. I am out of the office until [date] with no access to email. For urgent matters, please contact [name] at [email]. I will reply after my return.

So richtet man die Abwesenheitsnotiz ein

• Outlook (klassisch, Windows): Datei → Automatische Antworten → „Automatische Antworten senden“, Zeitraum festlegen, Texte für „Innerhalb meiner Organisation“ und „Außerhalb meiner Organisation“ eintragen.
• Neues Outlook und Outlook im Web: Einstellungen → Konten → Automatische Antworten.
• Gmail: Einstellungen → Alle Einstellungen aufrufen → Allgemein → Abwesenheitsnotiz, Zeitraum und Text eintragen, speichern.

Beispiel: Notiz für zwei Wochen Urlaub

Eine Teamleiterin ist vom 12. bis 23. Oktober 2026 im Urlaub. Ihr Urlaubsantrag ist genehmigt, die Vertretung steht im Teamkalender.

• Betreff: „Abwesend bis 23.10.2026“
• Intern: „Bin bis 23.10. im Urlaub. Freigaben übernimmt Jonas Weber, Budgetfragen bitte an das Controlling.“
• Extern: Vorlage „Urlaub“ mit Jonas Weber als Vertretung, ohne Reiseziel
• Zeitraum in Outlook: 12.10. 00:00 bis 23.10. 23:59, damit die Notiz nicht vergessen wird

Typische Fehler

• Kein Rückkehrdatum oder ein falsches Datum
• Vertretung genannt, aber nicht informiert
• Grund der Abwesenheit genannt („bin krank“, „auf Mallorca“)
• Notiz nach der Rückkehr nicht deaktiviert
• Interne Infos (Projekte, Durchwahlen) in der externen Antwort

Die Abwesenheitsnotiz ist nur die halbe Lösung: Kolleginnen und Kollegen sollten schon vorher sehen, wer wann fehlt. In der Abwesenheitsverwaltung von flair zeigt ein Teamkalender genehmigte Urlaube und andere Abwesenheiten, damit Vertretungen geplant sind, bevor die Notiz läuft.

Häufige Fragen

Was schreibt man in eine Abwesenheitsnotiz?

Dass man nicht erreichbar ist, bis wann, wer vertritt (mit Kontakt) und ob die E-Mail weitergeleitet oder später bearbeitet wird.

Muss ich den Grund meiner Abwesenheit angeben?

Nein. Gründe wie Krankheit oder Reiseziele gehören nicht in die Notiz. „Nicht im Büro“ oder „nicht erreichbar“ reicht.

Ist eine Abwesenheitsnotiz Pflicht?

Gesetzlich nicht. Der Arbeitgeber kann sie aber im Rahmen seines Weisungsrechts (§ 106 GewO) vorschreiben, etwa in einer IT- oder Abwesenheitsrichtlinie.

Muss ich bei Krankheit eine Abwesenheitsnotiz einrichten?

Wer arbeitsunfähig ist, muss nicht arbeiten. Die Notiz kann dann die IT oder die Führungskraft einrichten, ohne Grund und ohne Rückkehrdatum.

Sollte die Abwesenheitsnotiz auf Deutsch und Englisch sein?

Bei internationalen Kontakten ja, zuerst Deutsch, dann Englisch. Rein interne Notizen können in der Unternehmenssprache bleiben.

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Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Abweichende Regelungen in Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung gehen vor. Stand: Oktober 2026.