Dienstplan erstellen: Anleitung, Vorlage und gesetzliche Regeln

Kurz gesagt: Ein Dienstplan legt fest, wer wann arbeitet. Damit er hält, muss er den Personalbedarf decken, Urlaub und Verfügbarkeiten berücksichtigen und das Arbeitszeitgesetz einhalten: höchstens 10 Stunden am Tag, Pausen ab 6 Stunden, 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Schichten und ein Ersatzruhetag bei Sonntagsarbeit. Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er mit.

Dienstplan, Schichtplan, Arbeitsplan

Die Begriffe werden oft synonym verwendet. Ein Schichtplan beschreibt meist das Schichtmodell (Früh, Spät, Nacht), ein Dienstplan die konkrete Einteilung von Personen auf Dienste in einem Zeitraum. Der Arbeitsplan ist der Oberbegriff. Welche Schichtmodelle es gibt, zeigt der Beitrag Schichtsysteme.

In sechs Schritten zum Dienstplan

1. Bedarf ermitteln. Wie viele Personen mit welcher Qualifikation brauchst du zu welcher Uhrzeit? Öffnungszeiten, Stoßzeiten und Mindestbesetzung pro Schicht festhalten.
2. Abwesenheiten und Verfügbarkeiten sammeln. Genehmigter Urlaub, Elternzeit, Berufsschultage, feste Teilzeittage, Wünsche. Genehmigter Urlaub ist verbindlich und hat Vorrang vor dem Plan.
3. Schichten festlegen. Beginn, Ende und Pausen jeder Schicht. Überlappungen bei der Übergabe einplanen.
4. Personen einteilen. Vertragsstunden je Person einhalten, Wochenenden und Sonntage fair verteilen, Qualifikationen beachten.
5. Rechtscheck. Ruhezeiten, Höchstarbeitszeit, Pausen, Sonntage, Jugendliche und Schwangere prüfen (Tabelle unten).
6. Veröffentlichen und Ist-Zeiten erfassen. Plan rechtzeitig bekanntgeben, Änderungen dokumentieren. Der Plan ersetzt keine Zeiterfassung: Erfasst werden muss, was tatsächlich gearbeitet wurde.

Die gesetzlichen Regeln im Überblick

Regel	Inhalt	Quelle
Höchstarbeitszeit	8 Stunden je Werktag, bis zu 10 Stunden, wenn im Schnitt von 6 Monaten oder 24 Wochen 8 Stunden nicht überschritten werden	§ 3 ArbZG
Pausen	30 Minuten bei mehr als 6 bis 9 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden, im Voraus feststehend, Abschnitte von mindestens 15 Minuten	§ 4 ArbZG
Ruhezeit	11 Stunden ununterbrochen nach Ende der täglichen Arbeitszeit. In Krankenhäusern, Pflege, Gastronomie, Verkehr, Rundfunk und Landwirtschaft bis zu 1 Stunde kürzer, wenn innerhalb eines Monats oder 4 Wochen ausgeglichen	§ 5 ArbZG
Nachtarbeit	Nachtzeit 23 bis 6 Uhr. Nachtarbeitnehmer höchstens 8 Stunden, bis zu 10 bei Ausgleich innerhalb eines Monats. Anspruch auf freie Tage oder Zuschlag	§§ 2, 6 ArbZG
Sonn- und Feiertage	Grundsätzlich Beschäftigungsverbot. Wo Sonntagsarbeit erlaubt ist: mindestens 15 freie Sonntage im Jahr, Ersatzruhetag innerhalb von 2 Wochen (Sonntag) bzw. 8 Wochen (Feiertag)	§§ 9, 11 ArbZG
Arbeit auf Abruf	Lage der Arbeitszeit mindestens 4 Tage im Voraus mitteilen, sonst besteht keine Pflicht zur Arbeit	§ 12 Abs. 3 TzBfG
Jugendliche	Pausen 30 Minuten bei mehr als 4,5 Stunden, 60 Minuten bei mehr als 6 Stunden. Schichtzeit inklusive Pausen höchstens 10 Stunden (Gastronomie 11)	§§ 11, 12 JArbSchG
Schwangere und Stillende	Höchstens 8,5 Stunden täglich (ab 18 Jahren) und 90 Stunden in der Doppelwoche, Ruhezeit 11 Stunden	§ 4 MuSchG
Betriebsrat	Mitbestimmung bei Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, Pausen und Verteilung auf die Wochentage	§ 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG
Aufzeichnung	Arbeitszeit über 8 Stunden werktäglich aufzeichnen und 2 Jahre aufbewahren. Nach dem BAG ist die gesamte Arbeitszeit zu erfassen	§ 16 Abs. 2 ArbZG; BAG, 13.09.2022, 1 ABR 22/21

Mehr zu Pausen und Ruhezeiten im Beitrag Gesetzliche Arbeitszeiten und auf der Seite zum Arbeitszeitgesetz.

Vorlage: Wochendienstplan für ein Café

Ein Café hat täglich von 7 bis 21 Uhr geöffnet. Es gibt zwei Schichten mit je 30 Minuten Pause, also 7,5 Stunden Arbeitszeit:

• F = Frühschicht 6:30 bis 14:30 Uhr
• S = Spätschicht 13:30 bis 21:30 Uhr
• A = Aushilfe 9:00 bis 14:00 Uhr (5 Stunden, ohne Pausenpflicht)

Name (Vertrag)	Mo	Di	Mi	Do	Fr	Sa	So	Stunden
Anna (37,5 h)	F	F	F	S	S	–	–	37,5
Ben (37,5 h)	S	S	–	F	F	F	–	37,5
Cem (30 h)	–	–	S	S	–	S	S	30
Dana (22,5 h)	–	–	–	–	F	F	F	22,5
Emil (Minijob, 10 h)	–	–	–	–	–	A	A	10
Besetzung F / S	1 / 1	1 / 1	1 / 1	1 / 2	2 / 1	2 + A / 1	1 + A / 1

Kopiere die Tabelle in eine Tabellenkalkulation, ersetze Namen und Schichtzeiten und prüfe danach jede Zeile gegen die Regeln oben.

Dienstplan Vorlage und Schichtplan Vorlage für Excel

Statt die Tabelle selbst zu bauen, kannst du unsere kostenlose Excel-Vorlage nutzen: ein Wochendienstplan mit Soll- und Ist-Stunden und ein Schichtplan über vier Wochen, der eine Frühschicht direkt nach einer Spät- oder Nachtschicht rot markiert. Wer Tauschwünsche und Abwesenheiten nicht mehr per Hand einpflegen will, plant mit der Schichtplanung von flair.

Der häufigste Fehler: Spätschicht, dann Frühschicht

Im ersten Entwurf stand Ben am Dienstag in der Spätschicht und am Mittwoch in der Frühschicht. Zwischen 21:30 und 6:30 Uhr liegen aber nur 9 Stunden. Das verstößt gegen die elfstündige Ruhezeit nach § 5 Abs. 1 ArbZG. Auch die Verkürzung, die in der Gastronomie auf 10 Stunden möglich ist (§ 5 Abs. 2 ArbZG), reicht nicht. Die Lösung im Plan oben: Ben hat am Mittwoch frei und wechselt erst am Donnerstag in die Frühschicht.

Weitere Prüfpunkte im Beispiel:

• Sonntagsarbeit: Cem, Dana und Emil arbeiten am Sonntag. Jede Person braucht einen Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen (§ 11 Abs. 3 ArbZG). Das ist hier über die freien Tage unter der Woche erfüllt. Über das Jahr müssen für jede Person mindestens 15 Sonntage frei bleiben (§ 11 Abs. 1 ArbZG), auch für Emil, der nur am Wochenende arbeitet. Der Sonntagsdienst muss deshalb über die Wochen rotieren.
• Minijob: Emil arbeitet 10 Stunden pro Woche. Das sind 10 × 13 ÷ 3 = 43,33 Stunden im Monat, zum Mindestlohn von 13,90 € also 602,33 €. Das bleibt unter der Minijob-Grenze von 603 € (2026). Mehr Stunden würden die Grenze überschreiten.
• Vorwärts rotieren: Wechsel von Früh- zu Spätschicht (wie bei Anna) gelten als arbeitswissenschaftlich günstiger als umgekehrt. Nach § 6 Abs. 1 ArbZG ist die Arbeitszeit von Schichtarbeitnehmern nach solchen Erkenntnissen festzulegen.

Mit der Schichtplanung von flair legst du wiederkehrende Schichten mit einem Klick an und siehst Schichten und Abwesenheiten aus der Abwesenheitsverwaltung im selben Kalender. Mitarbeitende werden automatisch über ihre Dienste benachrichtigt, können offene Schichten übernehmen oder tauschen, und Schichten lassen sich nach Kompetenz und Standort besetzen. Die tatsächlich gearbeiteten Zeiten erfasst die Zeiterfassung per App oder Terminal.

Häufige Fragen

Wie weit im Voraus muss ein Dienstplan feststehen?

Eine allgemeine gesetzliche Frist gibt es nicht. Bei Arbeit auf Abruf muss die Lage der Arbeitszeit mindestens vier Tage im Voraus mitgeteilt werden (§ 12 Abs. 3 TzBfG). Viele Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen legen längere Fristen fest, oft zwei bis vier Wochen.

Darf der Arbeitgeber den Dienstplan kurzfristig ändern?

Im Rahmen seines Weisungsrechts nach billigem Ermessen (§ 106 GewO), wenn Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung nichts anderes regeln. Die Interessen der Beschäftigten, etwa Kinderbetreuung, sind zu berücksichtigen. Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er auch bei Änderungen der Lage der Arbeitszeit mit.

Muss der Betriebsrat dem Dienstplan zustimmen?

Ja, soweit es um Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, Pausen und die Verteilung auf die Wochentage geht (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG). Oft regelt eine Betriebsvereinbarung die Grundsätze, sodass nicht jeder einzelne Plan neu verhandelt werden muss.

Wie viel Ruhezeit muss zwischen zwei Schichten liegen?

Mindestens 11 Stunden ununterbrochen (§ 5 Abs. 1 ArbZG). In bestimmten Branchen wie Pflege und Gastronomie kann sie auf 10 Stunden verkürzt werden, wenn ein Ausgleich auf mindestens 12 Stunden innerhalb eines Monats oder vier Wochen erfolgt.

Ersetzt der Dienstplan die Arbeitszeiterfassung?

Nein. Der Dienstplan zeigt die geplante Arbeitszeit, erfasst werden muss die tatsächliche. Überstunden, verspätete Übergaben oder getauschte Schichten weichen oft vom Plan ab.

Wie viele Sonntage müssen im Jahr frei bleiben?

Mindestens 15 Sonntage (§ 11 Abs. 1 ArbZG). Tarifverträge können für bestimmte Branchen weniger zulassen. Für jeden gearbeiteten Sonntag gibt es zusätzlich einen Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen.

Weiterlesen im HR-Lexikon

• Schichtplan- und Dienstplan-Software im Vergleich
• Schichtsysteme
• Feiertagszuschlag
• Alle Begriffe im HR-Lexikon

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Abweichende Regelungen in Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung gehen vor. Stand: Oktober 2026.