Urlaubsbescheinigung: Pflichtangaben, Muster und Beispiel

Kurz gesagt: Endet ein Arbeitsverhältnis, muss der Arbeitgeber eine Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub aushändigen (§ 6 Abs. 2 BUrlG). Der neue Arbeitgeber braucht sie, weil Beschäftigte Urlaub für dasselbe Jahr nicht doppelt bekommen (§ 6 Abs. 1 BUrlG). Die Pflicht gilt bei jedem Austritt, egal ob durch Kündigung, Aufhebungsvertrag oder Befristungsende.

Rechtsgrundlage

§ 6 BUrlG regelt den „Ausschluß von Doppelansprüchen“:

• Abs. 1: „Der Anspruch auf Urlaub besteht nicht, soweit dem Arbeitnehmer für das laufende Kalenderjahr bereits von einem früheren Arbeitgeber Urlaub gewährt worden ist.“
• Abs. 2: „Der Arbeitgeber ist verpflichtet, bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses dem Arbeitnehmer eine Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub auszuhändigen.“

Die Bescheinigung ist vor allem ein Beweismittel. Wer beim neuen Arbeitgeber Urlaub verlangt, muss darlegen, dass der frühere Arbeitgeber den Urlaub für dieses Jahr noch nicht oder nur teilweise gewährt hat. Das gelingt in der Regel mit der Urlaubsbescheinigung (BAG, Urteil vom 16.12.2014, 9 AZR 295/13).

Was in die Urlaubsbescheinigung gehört

• Name und Anschrift des Arbeitgebers
• Name der beschäftigten Person, optional Geburtsdatum
• Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses
• Kalenderjahr, auf das sich die Angaben beziehen
• Urlaubsanspruch im Jahr, wenn möglich getrennt nach gesetzlichem und vertraglichem Urlaub
• Gewährte Urlaubstage im laufenden Jahr
• Abgegoltene Urlaubstage, also ausgezahlter Resturlaub
• Zahl der Arbeitstage pro Woche, damit der neue Arbeitgeber Tage richtig umrechnen kann
• Ort, Datum und Unterschrift

Sonderurlaub, Krankheitstage oder unbezahlter Urlaub gehören nicht hinein. Sie sind kein Erholungsurlaub im Sinne des Bundesurlaubsgesetzes.

Muster: Urlaubsbescheinigung zum Kopieren

Urlaubsbescheinigung nach § 6 Abs. 2 Bundesurlaubsgesetz

Arbeitgeber: [Firma, Anschrift]
Arbeitnehmer/in: [Vor- und Nachname], geb. am [Datum]
Beschäftigt vom [Datum] bis [Datum]

Für das Kalenderjahr [Jahr] bescheinigen wir:

Jahresurlaubsanspruch: [Anzahl] Arbeitstage (davon gesetzlicher Mindesturlaub: [Anzahl])
Verteilung der Arbeitszeit: [Anzahl] Arbeitstage pro Woche
Im Kalenderjahr gewährter Urlaub: [Anzahl] Arbeitstage
Abgegoltener Urlaub: [Anzahl] Arbeitstage

[Ort, Datum]
[Unterschrift, Name, Funktion]

Beispiel: Jobwechsel zum 1. April 2026

Lea arbeitet seit 2022 bei Firma A, fünf Tage pro Woche, mit dem gesetzlichen Mindesturlaub von 20 Arbeitstagen. Sie kündigt zum 31. März 2026 und hat im Februar 7 Urlaubstage genommen. Am 1. April 2026 beginnt sie bei Firma B, ebenfalls mit 20 Arbeitstagen Urlaub.

Schritt	Rechnung	Ergebnis
Anspruch bei A	Austritt nach erfüllter Wartezeit in der ersten Jahreshälfte: Teilurlaub (§ 5 Abs. 1 Buchst. c BUrlG), 3/12 × 20	5 Tage
Genommen bei A	7 Tage, also 2 mehr als zustehen. Das Urlaubsentgelt kann A nicht zurückfordern (§ 5 Abs. 3 BUrlG)	7 Tage
Urlaubsbescheinigung von A	gewährt: 7, abgegolten: 0	7 Tage
Anspruch bei B	Wartezeit von sechs Monaten am 30. September 2026 erfüllt, danach voller Jahresurlaub (§ 4 BUrlG)	20 Tage
Anrechnung bei B	20 − 7 bereits gewährte Tage (§ 6 Abs. 1 BUrlG)	13 Tage

Ohne Bescheinigung müsste Lea anders belegen, wie viel Urlaub sie bei A schon hatte. Hat Firma B mehr Urlaub vereinbart, als das Gesetz verlangt, entscheidet der Arbeitsvertrag, ob und wie der Mehrurlaub angerechnet wird. Für den Austritt in der zweiten Jahreshälfte und die Auszahlung von Resttagen siehe Urlaubsanspruch bei Kündigung und Urlaubsabgeltung.

Abgrenzung zu anderen Austrittsdokumenten

Dokument	Für wen	Inhalt
Urlaubsbescheinigung	neuer Arbeitgeber	Gewährter und abgegoltener Urlaub im laufenden Jahr
Arbeitsbescheinigung	Agentur für Arbeit	Angaben für den Anspruch auf Arbeitslosengeld
Arbeitszeugnis	Bewerbungen	Art und Dauer der Tätigkeit, auf Wunsch Leistung und Verhalten (§ 109 GewO)
Lohnsteuerbescheinigung	Finanzamt und Beschäftigte	Arbeitslohn und einbehaltene Steuern

Mit der Dokumentenerstellung in flair legst du die Urlaubsbescheinigung einmal als Vorlage an und füllst sie beim Austritt mit den Stammdaten aus der Personalakte. Die genommenen Urlaubstage des Jahres stehen im Urlaubskonto der Abwesenheitsverwaltung. Die fertige Bescheinigung legst du im Dokumentenmanagement ab, zusammen mit den übrigen Austrittsdokumenten.

Häufige Fragen

Ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine Urlaubsbescheinigung auszustellen?

Ja. § 6 Abs. 2 BUrlG verpflichtet ihn, die Bescheinigung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses auszuhändigen. Ein Antrag der beschäftigten Person ist dafür nicht nötig.

Wann muss die Urlaubsbescheinigung übergeben werden?

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, in der Praxis zusammen mit den übrigen Austrittspapieren. Stehen gewährter und abgegoltener Urlaub erst mit der letzten Abrechnung fest, folgt die Bescheinigung mit ihr.

Was passiert, wenn die Urlaubsbescheinigung fehlt?

Beschäftigte können sie beim früheren Arbeitgeber einfordern. Bis dahin müssen sie dem neuen Arbeitgeber auf andere Weise darlegen, dass ihr Urlaub für das Jahr noch nicht oder nur teilweise gewährt wurde.

Muss der neue Arbeitgeber eine Urlaubsbescheinigung verlangen?

Er muss nicht, sollte aber. Nur so weiß er, wie viel Urlaub er nach § 6 Abs. 1 BUrlG anrechnen kann. Am besten fragt HR die Bescheinigung schon im Onboarding ab, wenn jemand im laufenden Jahr wechselt.

Gehört ausgezahlter Urlaub in die Bescheinigung?

Ja. Das Gesetz nennt ausdrücklich den gewährten und den abgegoltenen Urlaub. Beides sollte getrennt ausgewiesen werden.

Reicht eine Urlaubsbescheinigung als PDF?

Eine bestimmte Form schreibt § 6 BUrlG nicht vor, er spricht aber vom Aushändigen. Üblich ist ein unterschriebenes Dokument, im Original oder als PDF.

Weiterlesen im HR-Lexikon

• Urlaubsabgeltung berechnen
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Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Abweichende Regelungen in Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung gehen vor. Stand: Oktober 2026.