Urlaubsantrag: Muster, Vorlage und Regeln für Arbeitgeber

Kurz gesagt: Für den Urlaubsantrag schreibt das Gesetz keine Form vor. Beschäftigte dürfen sich aber nicht selbst beurlauben: Der Arbeitgeber legt den Urlaub fest und muss dabei die Wünsche berücksichtigen. Ablehnen darf er nur aus dringenden betrieblichen Gründen oder wegen sozial vorrangiger Wünsche anderer (§ 7 Abs. 1 BUrlG). Ist der Urlaub genehmigt, ist er verbindlich und kann nicht einseitig widerrufen werden.

Muster: Urlaubsantrag zum Kopieren

Urlaubsantrag

Name: [Vor- und Nachname]
Personalnummer / Abteilung: [Angabe]
Vorgesetzte Person: [Name]

Ich beantrage Erholungsurlaub
vom [TT.MM.JJJJ] bis einschließlich [TT.MM.JJJJ].
Das sind [Anzahl] Urlaubstage (Arbeitstage).

Resturlaub vor diesem Antrag: [Anzahl] Tage
Resturlaub nach diesem Antrag: [Anzahl] Tage

Vertretung: [Name], abgestimmt am [Datum]

[Ort, Datum], [Unterschrift oder Name bei digitalem Antrag]

☐ genehmigt ☐ abgelehnt, Grund: [Angabe]
[Datum, Name der genehmigenden Person]

Für die Antwort an Beschäftigte reicht ein kurzer Satz, am besten in Textform: „Dein Urlaub vom 1. bis 12. Juni 2026 (9 Urlaubstage) ist genehmigt. Resturlaub danach: 17 Tage.“ Eine Ablehnung sollte den konkreten Grund nennen.

Was in den Urlaubsantrag gehört

Angabe	Warum
Zeitraum mit erstem und letztem Urlaubstag	Legt fest, wofür der Urlaub gewährt wird
Anzahl der Urlaubstage	Feiertage und arbeitsfreie Tage zählen nicht mit (siehe Beispiel)
Art der Abwesenheit	Erholungsurlaub, Sonderurlaub oder unbezahlter Urlaub werden unterschiedlich verbucht
Resturlaub vorher und nachher	Macht Fehler im Urlaubskonto früh sichtbar
Vertretung	Hilft bei der Entscheidung über betriebliche Belange
Genehmigung mit Datum und Name	Belegt, dass und wann der Urlaub festgelegt wurde

Wann der Arbeitgeber ablehnen darf

§ 7 Abs. 1 BUrlG: „Bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen, es sei denn, daß ihrer Berücksichtigung dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen.“

• Dringende betriebliche Belange: etwa Inventur, Saisonspitze oder ein Engpass, weil schon mehrere Teammitglieder fehlen. „Es passt gerade nicht“ reicht nicht.
• Sozialer Vorrang: Wollen mehrere gleichzeitig Urlaub, können etwa schulpflichtige Kinder in den Schulferien den Ausschlag geben.
• Reha: Verlangen Beschäftigte Urlaub im Anschluss an eine medizinische Vorsorge- oder Rehamaßnahme, ist er zu gewähren (§ 7 Abs. 1 Satz 2 BUrlG).
• Zusammenhängend: Urlaub ist grundsätzlich am Stück zu gewähren. Muss er geteilt werden, muss ein Teil mindestens zwölf aufeinanderfolgende Werktage umfassen, wenn der Anspruch größer ist (§ 7 Abs. 2 BUrlG).

Für bestimmte Zeiträume kann der Arbeitgeber vorab eine Urlaubssperre festlegen oder Betriebsurlaub anordnen. Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei allgemeinen Urlaubsgrundsätzen, beim Urlaubsplan und bei Streit über die Lage des Urlaubs einzelner Beschäftigter mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG).

Genehmigt ist genehmigt

• Kein einseitiger Widerruf: Hat der Arbeitgeber den Urlaub festgelegt, kann er ihn nicht einseitig zurücknehmen. Auch eine Vereinbarung, die Beschäftigte verpflichtet, den Urlaub auf Abruf abzubrechen, ist unwirksam (BAG, Urteil vom 20.06.2000, 9 AZR 405/99). Änderungen gehen nur im Einvernehmen.
• Keine Selbstbeurlaubung: Wer ohne Genehmigung in den Urlaub fährt, verletzt seine Arbeitspflicht. Das kann eine Abmahnung oder Kündigung rechtfertigen. Schweigen des Arbeitgebers ersetzt keine Genehmigung. Klare Antwortfristen in der Urlaubsrichtlinie vermeiden solche Situationen.
• Verfall nur nach Hinweis: Urlaub ist im laufenden Kalenderjahr zu nehmen, übertragener Urlaub bis zum 31. März (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Er verfällt aber nur, wenn der Arbeitgeber konkret zur Urlaubsnahme aufgefordert und auf den Verfall hingewiesen hat (BAG, Urteil vom 19.02.2019, 9 AZR 423/16).

Beispiel: So zählen Feiertage im Urlaubsantrag

Zwei Kolleginnen beantragen jeweils Urlaub von Montag, 1. Juni, bis Freitag, 12. Juni 2026. Beide arbeiten Montag bis Freitag.

	Standort München	Standort Berlin
Wochentage im Zeitraum	10	10
Feiertage im Zeitraum	Fronleichnam, Do 4. Juni	keine
Urlaubstage laut Antrag	9	10
Freie Tage am Stück (mit Wochenenden)	16 (30. Mai bis 14. Juni)	16 (30. Mai bis 14. Juni)

Gesetzliche Feiertage sind keine Werktage (§ 3 Abs. 2 BUrlG) und kosten deshalb keinen Urlaubstag. Maßgeblich sind die Feiertage am Arbeitsort. Bei Teilzeit mit festen Arbeitstagen zählen nur die Tage, an denen die Person sonst arbeiten würde. Den Anspruch selbst berechnet der Urlaubsrechner, die Grundlagen stehen im Beitrag Urlaubsanspruch.

In der Abwesenheitsverwaltung von flair stellen Mitarbeitende den Urlaubsantrag im Employee Hub, in der App oder in Slack. flair rechnet die Urlaubstage mit den Feiertagen des jeweiligen Bundeslands aus, zeigt den Resturlaub und Überschneidungen im Team und schickt den Antrag über einen Genehmigungsworkflow an die zuständige Führungskraft. Antrag und Genehmigung sind damit automatisch dokumentiert.

Häufige Fragen

Muss ein Urlaubsantrag schriftlich gestellt werden?

Nein, das Gesetz schreibt keine Form vor. Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung können aber ein Verfahren festlegen, etwa einen digitalen Antrag. Aus Beweisgründen sollten Antrag und Genehmigung immer dokumentiert sein.

Wie lange vorher muss man Urlaub beantragen?

Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Viele Unternehmen regeln Fristen in einer Urlaubsrichtlinie, zum Beispiel vier Wochen für längeren Urlaub. Je früher der Antrag kommt, desto schwerer lässt sich ein dringender betrieblicher Grund dagegen begründen.

Darf der Arbeitgeber einen Urlaubsantrag ablehnen?

Nur aus dringenden betrieblichen Gründen oder wenn Urlaubswünsche anderer Beschäftigter aus sozialen Gründen Vorrang haben (§ 7 Abs. 1 BUrlG). Den Urlaub ganz zu verweigern, ist nicht möglich: Er muss im Jahr gewährt werden.

Was gilt, wenn der Arbeitgeber auf den Antrag nicht reagiert?

Schweigen gilt nicht als Genehmigung. Beschäftigte sollten nachhaken und nicht einfach Urlaub antreten. Arbeitgeber sollten Anträge zügig beantworten, damit Planungssicherheit entsteht.

Kann genehmigter Urlaub widerrufen werden?

Nicht einseitig. Ist der Urlaub festgelegt, kann der Arbeitgeber ihn nur im Einvernehmen mit der beschäftigten Person verschieben. Eine vorab vereinbarte Rückrufpflicht ist unwirksam.

Zählen Feiertage im Urlaubsantrag mit?

Nein. Gesetzliche Feiertage, die in den Urlaub fallen, kosten keinen Urlaubstag. Es zählen nur die Tage, an denen sonst gearbeitet würde.

Weiterlesen im HR-Lexikon

• Urlaubsanspruch
• Urlaubsbescheinigung
• Krank im Urlaub
• Alle Begriffe im HR-Lexikon

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Abweichende Regelungen in Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung gehen vor. Stand: Oktober 2026.